CXC

Cuentas por cobrar de EOS: servicios, clientes, facturación, recibos y reportes.

EOS-CXC

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EOS-CXC-Sistema-Configuración

Ingresamos a menú en cxc configuración:

EOS => CXC => Sistema => Configuración 

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En la opción de compañía es donde vamos a ingresar  los datos de la compañía, como nombre, nombre comercial si lo tiene, teléfono, dirección, correo, logo de la compañí­a y demás, se presiona "aceptar" para guardar los datos de la compañía.

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En la  pestaña de contabilidad podemos configuran las cuentas contables, en cada columna  detalle que cuenta debemos de configurar configurar por último  le damos "aceptar". Aplica para clientes que utilizan el módulo de contabilidad.

Screenshot_772.png


En la siguiente cejilla de correos tenemos la opción de  ingresar el o los correos con copia oculta para que nos llegue la facturación y así­ poder llevar  el control de que las facturas están llegando al cliente.

Screenshot_773.png

 

En la cejilla de Fac.Elec, esta pantalla está dividida en dos partes, una relacionada a los datos de la Facturación Electrónica (Información bloqueada) y la otra relacionada a las Actividades Económicas si presionamos ahi nos lleva a la configuración de la AE

Screenshot_774.png

 

En la cejilla de facturación aquí podemos hacer otras configuracion para que salgan impresas en nuestra factura 

Screenshot_775.png 

Wikis relacionados:

EOS-CXC-Sistema-Configuracion-Extras-Pasajero

En este tutorial se explicará como ingresar el nombre del pasajero en un documento electrónico.

Primeramente debemos activar la opción "Agencia de viajes" en la configuración general de cuentas por cobrar.

Menú =>CXC => Sistema => Configuración

1.png

 

Seguidamente debemos ingresar a la pestaña de "Extras", una vez aquí daremos click en el combo "Tipo de facturación" y escogeremos "Agencia de viajes" y procedemos a dar click en el botón de "aceptar".

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Una vez realizado esto, el sistema nos habilitará dos opciones más en la pantalla de facturación que deberán ser rellenadas.

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Para finalizar y ver reflejada la información ingresada para el pasajero podemos consultar el reporte "Facturas por servicio" que se encuentra en el generador de reportes de cuentas por cobrar ( CXC ).

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Además por si se necesita tendremos a disposición un espacio para filtrar por el nombre del pasajero.

6.png

 

 

 

EOS-CXC-Sistema-Configuracion-FT-Actividad-Económica

Esto aplica para compañías que cuentan con más de una Actividad Económica registrada en la DGTD. Esta configuración se hace desde las opciones de "FE" 

FE.png

Si se diera el caso de tener que facturar utilizando alguna de las otras Actividades económicas, el sistema le permite realizarlo de forma fácil y rápida, solo debe de ingresar al módulo de CxC ==> Movimientos ==> Documentos


cxc facturacion.png


En esta etapa, al seleccionar el cliente en la pantalla, el sistema cargará automáticamente las actividades económicas asociadas a dicho cliente.

De forma predeterminada, se mostrará seleccionada la actividad económica marcada como principal.esta etapa la pantalla al seleccionar al cliente se carga la actividad económica del cliente y por defecto sugerida la marcada como principal.

Screenshot_924.png

Al desplegar este combo, verá todas las Actividades relacionadas a su empresa y que han sido configuradas previamente. Para escoger una diferente únicamente haga clic sobre el nombre de la Actividad y un clic de nuevo para escoger alguna otra de la lista.

Screenshot_925.png

Al definida la nueva Actividad económica, pueda continuar con la elaboración de la factura de forma normal. Este proceso se tiene que llevar a cabo cada vez que necesite cambiar de Actividad económica, ya que por defecto el sistema siempre estará sugerida la marcada como "principal".

EOS-CXC-Sistema-Envío de correos

EOS => CXC => Envío de correo 

envio de correos.png

 

Configuración IMAP

Al ingresar se abre la siguiente pantalla donde debemos ingresar la información solicitada:

Digite la información del IMAP, Usuario (correo), Contraseña (contraseña imap), Puerto (993) y si utiliza SSL se marca con un check, una vez completados y confirmados todos los campos presione el botón  "Guardar"  ubicado en la parte inferior de la pantalla para guardar esta información.

imap correo.png

 

Al lado derecho de cada uno de estas configuraciones está el botón "Probar" con este botón puede comprobar si la configuración que acaba de realizar está correcta o tiene alguna falla, siempre se debe hacer una prueba mínima antes de darle guarda.

probar imap.png

 

El sistema leerá los archivos XML del correo configurado anteriormente y los cargará a la pantalla de Importar, estos NO serán aceptados hasta que usted ingrese y los marque como aceptados, en ese momento el sistema los generará para validar a Tributación.

 

Configuración SMTP

SMTP configuracion.png

 

Aquí deberá de llenar la información de configuración del correo que desea relacionar. En el caso de los usuarios con correo en Google, deben de activar la opción “Permitir acceso de aplicaciones menos seguras”. Si no sabe cómo hacerlo puede ver el siguiente manual “Configuración aplicaciones menos seguras” o solicitar dicha información a la persona encargada de administrar el correo de su empresa.

Los campos solicitados son: 

Una vez ingresada la información requerida presione el botón "Probar", si todo está configurado correctamente nos mostrará este mensaje “Correo enviado satisfactoriamente” y al email configurado llegará la confirmación informando que la configuración fue exitosa.

Presione el botón "Guardar" para que la configuración realizada quede guarda en el sistema.

Si existiera algún problema en la configuración que realizó, en el momento de presionar el botón "Probar" el sistema le mostrará un mensaje con el error.

 

Nota: En algunos casos para la configuración del servidor SMTP en gmail es necesario configurar una contraseña de aplicación. Esto ocurre cuando:

Para configurar la contraseña de aplicación favor dirigirse al siguiente enlace: Verificación en dos pasos

 

Wikis relacionados:

 

 

 

EOS-CXC-Sistema-Envio-de-correos-Configurar-SMTP

Seguridad:

Puntos importantes a tomar en cuenta en el proceso: 

Proceso:
Este proceso explica como configurar una cuenta de correos electrónicos para el envío de los distintos emails que genera la compañía.
De no tener ninguna cuenta configurada, el sistema utilizara una cuenta genérica proporcionada por el administrador del sistema.

Para acceder a la pantalla de configuración se debe seguir una de las siguientes rutas:

Screenshot_4.png

 

Aquí deberá de llenar la información de configuración del correo que desea relacionar. En el caso de los usuarios con correo en Google, deben de activar la opción “Permitir acceso de aplicaciones menos seguras”. Si no sabe cómo hacerlo puede ver el siguiente manual “Configuración aplicaciones menos seguras” o solicitar dicha información a la persona encargada de administrar el correo de su empresa.

Los campos solicitados son: 

Una vez ingresada la información requerida presione el botón “Probar”, si todo está configurado correctamente nos mostrará este mensaje “Correo enviado satisfactoriamente” y al email configurado llegará la confirmación informando que la configuración fue exitosa.

Presione el botón “Guardar” para que la configuración realizada quede guarda en el sistema.

Si existiera algún problema en la configuración que realizó, en el momento de presionar el botón “Probar” el sistema le mostrará un mensaje con el error.

 

Nota: En algunos casos para la configuración del servidor SMTP en gmail es necesario configurar una contraseña de aplicación. Esto ocurre cuando:

Para configurar la contraseña de aplicación favor dirigirse al siguiente enlace: Verificación en dos pasos

 

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Calendario-Encargados-Calendario-de-trabajo

El calendario de trabajo es una herramienta que nos permite llevar una agenda por sucursal y encargado, en la cual podemos crear eventos o citas para cada encargado y finalmente facturar una cita de ser necesario.

 

El primer paso es crear las sucursales(derecho de seguridad requerido ), para esto vamos a CXC>Calendario>Sucursales.

 

Para esto solo debemos completar la información requerida y dar click en el botón "aceptar".



Después de esto debemos crear los encargados(derecho de seguridad requerido ) y relacionarle las sucursales y los servicios en CXC>Calendario>Encargados.====

Las sucursales y los servicios que se relacionen son los que se podrán ver mas adelante cuando se cree una cita para cada calendario.


Después de configurar esto podemos crear citas para los encargados(derecho de seguridad requerido) esto en CXC>Calendario de trabajo

La pantalla principal del calendario de trabajo cuenta con un calendario con distintos tipos de vista (Mes, Semana, Día), Además de un segmento de filtros (Estado, Sucursal, Encargado)

 

Para crear una cita solo debemos dar click en cualquier fecha y hora del calendario, lo cual nos mostrara la siguiente pantalla, en ella debemos llenar la fecha, el cliente, la sucursal, el encargado, observación y los servicios que se van a dar en dicha cita.

 

Al presionar el botón aceptar la cita quedara guardada en el calendario y será visible en la fecha y hora elegida, con el color configurado para cada encargado.

 

 

Después de crear la cita podemos abrirla presionando click sobre la misma, en este punto podemos cancelar la cita o bien completar para posteriormente facturarla. Las citas cancelas no se pueden facturar.

 


Por ultimo para facturar una cita completada, debemos ir a la pantalla principal de documentos en CXC>Facturación y Pagos, en el menú superior aparecerá un icono que indica el numero de citas pendientes de facturar, al dar click sobre el icono, se desplegará una pequeña venta con el detalle de las citas.

 

Para facturar una de las citas basta con darle doble click sobre una de ellas, esto cargara la información de la cita en la pantalla de facturación, por ultimo solo restar modificar los que sea necesario y dar click en el botón "aceptar" para crear la factura.

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificación-Servicios/Productos

Ingresamos a Menú => Mantenimientos => Clasificación => Servicios/Productos

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Para incluir nuevos Servicios presioné el botón " Agregar".

Screenshot_1423.png


Por defecto el sistema trae el primer servicio generado " Servicios Profesionales".

Screenshot_1424.png

Forma de completar la información de un nuevo servicio/producto:

Screenshot_1425.png


Una vez llena esta información, presione el botón " Aceptar"  para guardar el Servicio nuevo.
 
Wikis relacionados:

 
 
 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificación-Servicios-Productos-CABYS

Ingresamos => Menú Principal =>  CXC => Servicios / Productos 

 

El catálogo de Bienes y Servicios (Cabys) asigna un código único a cada producto con un impuesto fijo. El uso de estos es obligatorio a partir del 01 de Diciembre del 2020 (Costa Rica).

Ingresar al servicio presionando el icono "modificar" o dar doble clic sobre la línea del servicio,  

En el item "Código CABYS", dar clic en Buscar:

Dentro del mantenimiento de CABYS vamos a poder filtrar por Código (13dígitos) o Descripción del CABYS, una vez ingresado ya sea por código y/o la descripción, presionaremos el botón de Buscar para completar los CABYS que concuerden con la información ingresada, un ejemplo sería la siguiente imagen: código 84392000000009 → buscar →servicios de programas informáticos → aceptar. Con esto estaríamos ligando el código del CABYS a nuestro Servicio.

 

Cuando se filtra por descripción se muestra todas las opciones actuales con la descripción digitada, si encontramos nuestro CABYS dentro de las opciones mostradas bastará con presionar doble clic sobre la opción y el botón de aceptar. 

Al darle "aceptar" nos remite a la pantalla del servicio con el CABYS ya incluido.

Si se desea asociar su servicio con su actividad económica inscrita en el ATV del Ministerio de Hacienda, se debe seleccionar el campo Act. Económica y se despliega la información, esto no es obligatorio es opcional.

act.png

 

Observaciones:

El código CAByS se agrega una sola vez en el servicio y/o producto.

Por Normativa el código CAByS debe mostrarse en el XML del documento electrónico.

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificacion-Servicios-Productos-Importaciones

  1. Importar: Una vez que se hayan incluido los productos en el archivo XLS y se procede a ingresarlos al sistema.
  2. Exportar: Plantilla de ejemplo.

 

La siguientes columnas son obligatorias (a excepción de la primer columna que hace referencia al código autogenerado por el sistema, este debe estar vacío al importar nuevos productos):

 

Puntos a tomar en cuenta:

 

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificacion-Servicios-Productos-Impuesto-valor-agregado

Con la activación de la versión 4.3 de la Dirección General de Tributación Directa, entra a regir el impuesto al valor agregado en los servicios profesionales. Es obligación de los usuarios configurar cada uno de los servicios creados en el sistema con los impuestos correspondientes. Para hacerlo debe de ingresar al sistema de CxC ==> Mantenimientos ==> Clasificación ==> Servicios.

01 Servicios 01 real.png
Hay dos formas de configurar los Servicios, hacerlo de uno en uno (para pocos servicios configurados) o por medio del exportador e importador de excel (para muchos servicios configurados).

Más adelante de este manual podrá ver la lista con los nuevos impuestos y los códigos correspondientes a cada uno de ellos.

 

01 Servicios 08 real.png

 

Este proceso lo debe de repetir para cada uno de los servicios que tiene configurados. No es necesario que modifique todos servicios al mismo tiempo, pero si es INDISPENSABLE que modifique los que va a facturar a partir de la fecha definida para el arranque.

El cambio de información NO debe de hacerse hasta el 01° de julio del 2019, si lo hace antes los documentos que genere serán rechazados por Tributación al momento de su validación, de igual manera si posterior al 01° de julio del 2019 genera facturas por servicios que NO han sido configurados con los impuestos correspondientes, estas serán rechazadas al momento de su validación.

 

01 Servicios 02.png

 

Completado este paso escoja del menú de botones la opción Importar ==> Importar códigos de impuesto ==> Exportar código impuesto (todos). Esto creará un archivo en excel con todos los servicios y su configuración actual.

 

01 Servicios 03.png

 

El orden de las columnas es A: código de servicio, B: Servicio (descripción), C: Código de impuesto (estos se pueden exportar también), D: Servicio de salud y E: Partida arancelaria. Para la configuración de servicios "tradicionales" (que no están relacionados a la Salud o que no llevan aranceles) los datos que debe de sustituir en el archivo son los de la columna C: Código de impuesto, marcada de color amarillo.

 

01 Servicios 06.png

 

Un punto importante es que si los servicios que brinda son catalogados como del Sector Salud, debe de especificarlo en la columna D: Servicios de salud poniendo la letra "S",  para cada uno de los servicios relacionados. Este paso es fundamental porque es el indicativo para el sistema a la hora de facturar y cargar el impuesto correspondiente a los pagos en efectivo por parte de los clientes. Para la configuración uno a uno de los servicios este paso aplica de igual manera.

Un caso similar pasa con los servicios que cuentan Aranceles relacionados, debe de indicar el código de este en la columna E: Partida arancelaria. 

Adjuntamos a este manual la lista con los nuevos códigos de impuestos, estos nuevos códigos son los que debe de digitar en la columna C: Código de impuestos, en el archivo de excel según corresponda, de igual manera puede solicitar al administrador de su plataforma que le brinde esta lista y en el caso de tener dudas con la configuración de los impuestos para los servicios que brinda, favor comuníquese con su contador para una guía certera.

 

01 Servicios 07.png

Al completar la nueva codificación, el siguiente paso es Importar nuevamente este archivo al sistema. Siempre ubicado en la pantalla de Servicios, escoja del menú de botones la opción Importar ==> Importar códigos de impuesto ==> Importar código impuesto y escoja el archivo que acaba de modificar, luego presione el botón "Aceptar" para guardar los cambios.

Nuevamente hacemos la aclaración de que este paso de información NO debe de hacerse hasta el 01° de julio del 2019, si lo hace antes los documentos que genere serán rechazados por Tributación al momento de su validación, de igual manera si posterior al 01° de julio del 2019 genera facturas por servicios que NO han sido configurados con los impuestos correspondientes, estas serán rechazadas al momento de su validación.

Nota: La activación del sistema para la versión 4.3 se hará de forma automática el 01 julio del 2019, para ese día le recomendamos generar una primera factura y esperar la validación por parte de Tributación, si la factura es aceptada continúe con sus labores normalmente. En el caso de que la factura sea rechazada, primero debe de verificar el motivo del rechazo, si es algo que puede solucionar (cambiar código de impuesto al servicio, configurar la Actividad comercial, cambiar datos de cliente, o similares) proceda con el cambio, haga nuevamente la factura y espere validación. Pero si el motivo de rechazo no está a su alcance solucionarlo, por favor póngase en contacto con el administrador de su base de datos.

 

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificacion-Servicios-Productos-Ligar-tipo-de-servicio

Una vez dentro del módulo de CxC => Mantenimientos => Clasificación => Servicios. Debemos seleccionar el servicio al cual deseamos ligar (o desligar) las actividades comerciales. Seguidamente seleccionamos la pestaña "Actividades Económicas Relacionadas"

 

De esta forma podemos ver las actividades económicas disponibles para la compañía. Para ligar o desligar el servicio seleccionado a alguna de las actividades, debemos marcar o desmarcar el Checkbox de la columna "Relacionada".

 

Una vez que se ligan las actividades, damos click sobre "Guardar". De esta forma, al momento de realizar una factura, y escoger el tipo de servicio que se desea facturar, solamente estarán disponibles los servicios que no se encuentren ligados a ninguna actividad económica, o bien, se encuentren ligados a la actividad económica seleccionada en el momento:

 

Nota: Si un servicio no se encuentra ligado a ninguna actividad económica, de igual forma, este servicio estará disponible al momento de seleccionarlo para la facturación. Por el contrario, cuando el servicio se ligue a una actividad en particular, este solo podrá ser utilizado por esa actividad económica, la cual se deberá seleccionar, tal como lo muestra la imagen anterior.

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificacion-Servicios-Productos-No-Mostrar-En-PDF

En CXC => Mantenimientos => Servicios

Existe la posibilidad que con un indicador, ese servicio o producto no se muestre en la impresión de un pdf, pero esta línea si sumara en el subtotal y para el IVA, el XML que recibirá hacienda también podrá ver este servicio o producto, es para fines de impresión, no tributarios.

No requiere de derechos o permisos más que el de tener derecho a ingresar al mantenimiento de servicios/productos.

2023-05-24 Serv.png


Este sería un ejemplo de cómo se vería este indicador en función:

2023-05-24 PDF1.png

 

Aquí tenemos el ejemplo, una FC con dos lineas de detalle.

2023-05-24 PDF2.png

 

En este caso el servicio que NO aparece es el que tiene el indicador de "No mostrar el pdf".

EOS-CXC-Mantenimientos-Clasificación-Unidades de Medida

Ingresamos a Menú => CXC=> Mantenimientos => Unidades de Medida

Screenshot_887.png


 

Y en esta pantalla podemos ver las unidades de medidas ya incluidas o agregar  otra si así lo deseamos: 

Screenshot_888.png


Las unidades de medida ya utilizadas anteriormente no pueden  ser eliminadas del sistema solo inactivarlos.

 

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Clientes

Menú => CXC => Mantenimientos => Clientes.
Clientes 01.png

 

Para incluir un Cliente presioné el botón "Agregar", le aparecerá la pantalla de detalle de Clientes, en ella debe de llenar los campos solicitados, los que están marcados en negrita son capos obligatorios.


Esta pantalla está dividida en carpetas => General, Forma de pago, Otros, Extras, Exoneraciones, DGTD. Nodos XML. En cada una de ellas deberá de llenar la información requerida.

Además de los campos indicados anteriormente, tiene la opción de indicar un Nombre Comercial, relacionar al cliente con un vendedor, página web, fecha de nacimiento, dos números de teléfono adicionales, un número celular, dos números de fax. En el caso de ser una empresa, indicar el representante legal, la fecha de ingreso del cliente y un contacto principal.

Desde esta pantalla también puede indicarle al sistema si el Cliente está activo (marcado por defecto) o inactivo.

El número de cliente puede ser definido por el Usuario, si no lo hace el sistema le asignará un código de forma automática.

En el caso de seleccionar en cédula otro y/o extranjero debe digitar el nombre, y marcar la opción usar tiquete electrónico (no incluye nodo "receptor"). No se debe tocar la lupa. Ya que no posee cédula física, jurídica, nite o dimex.

Al dar aceptar emerge el siguiente mensaje: La cédula no se corroboró mediante el botón SIC para verificar que la cédula este bien digitada, esto puede traer consecuencias, si la cédula del cliente no está correcta desea ingresarlo de todas manera? dar clic en YES.

cedula extranjera cxc.png
 
 

Indicadores: seleccionar si es cliente de Contado o Crédito, si su cliente es de crédito debe de marcar la opción "crédito",  definir el Crédito máximo y el plazo de pago, los otros campos son opcionales (crédito bloqueado temporalmente, asociado a contrato).

 

Clientes 04.png

 

Clientes 05.png
 

 

Observaciones

Los campos que cuenten una flecha del lado derecho, se llaman "combos". Estos "combos" muestran información ya establecida y el usuario solo debe de escoger una de ellas haciendo un click con el mouse sobre el.

Clientes 06.png

Una vez llena esta información presione el botón "Aceptar" para guardar la información del Cliente.

 

En la siguiente cejilla de Factura Recurrente. 

factura recurrente.png

 

¿Qué es la facturación recurrente?

La facturación recurrente, como su nombre lo indica, es la calendarización de cobros recurrentes a clientes cuando los montos y detalles de la factura no varían, sin la necesidad de que el usuario intervenga. Por ejemplo, mensualidades por alquileres; todos los días 2 de cada mes, el sistema generaría una factura a la empresa CRFUSION por un monto de ¢250,000 por concepto de alquiler de apartamento.

Al marcar la casilla de facturación recurrente, los cobros pueden ser por semana, quincena, mes, bimestre, trimestre, cuatrimestre, semestre y año. Luego, se debe ingresar la fecha de inicio de la primera factura recurrente y la fecha de la última factura recurrente que se desea generar. Por ejemplo, si el contrato para CRFUSION es por 2 años, se establece que la primera factura se generaría el 01-01-2019 y la última factura que se generaría automáticamente sería el 01-12-2020. Para la confirmación de datos, el sistema mostrará la cantidad de facturas que se harían de acuerdo con el período escogido y las fechas indicadas. En este ejemplo, se calculan 24 facturas a lo largo de 2 años.

En el caso de no tener una fecha establecida para la última factura puede escoger un periodo mayor, fecha hasta 31-12-2030 por ejemplo. Tome en cuenta que hay opciones que se habilitan o deshabilitan según el periodo escogido.

check factura reciurrente.png

fechas de factura.png

 

Es necesario que escoja un día determinado para hacer las facturas (el día 1°, el día 15, el día 25), si desea que se hagan el último día de cada mes, que solo tome en cuenta días hábiles o las 3 opciones. Por ejemplo, todos los días 1° de cada mes se tienen que generar la factura y se marcó la opción que solo aplica para días hábiles. Entonces, en el mes de septiembre el 1° cae un domingo, el sistema generaría la factura el día lunes 2 de septiembre. Adicionalmente, debe indicar el asunto del correo electrónico, por ejemplo, "Envío para trámite de factura mensual por alquiler".

 

Ahora debe escoger la proforma (creada de antemano), puede digitar el número de proforma o presionar el botón "Proforma" para buscarla, y para escogerla haga doble clic sobre la proforma deseada, luego presione el botón con el símbolo de más, ubicado al lado derecho. Este proceso debe realizarlo por cada proforma que desee cargar a este cliente. Cada proforma cargada se verá en una lista en la parte de abajo, las proformas que NO estén en esta lista no serán facturadas automáticamente.

NOTA: Si desea que el documento se guarde con un detalle en específico es necesario agregar dicho detalle en la proforma seleccionada, en caso contrario, el sistema incluirá automáticamente el detalle 'Cobro de [Periodo] de [Mes en cobro] del [año en cobro]'

Si lo que desea es eliminar proformas agregadas a esta lista, nada más márquela haciendo un click sobre ella y luego presiona el botón que tiene un símbolo de menos.

Una vez completado el proceso presione el botón "Aceptar", ubicado en la parte inferior de la pantalla para guardar los cambios.

Wikis relacionados:

EOS-CXC-Mantenimientos-Clientes-Exoneraciones

La configuración de las exoneraciones se debe de realizar por cliente y este debe de estar previamente creado en el sistema.

Para agregar una Exoneración, abra el detalle del cliente y seleccione la pestaña "Exoneraciones". Luego presione el botón "Agregar" y complete los campos solicitados:


01 Exoneraciones.png

02 Exoneraciones.png

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NOTA: Es responsabilidad de su cliente proporcionar el documento oficial de exoneración. Si los datos digitados sin incorrectos, no coinciden con el documento original o la exoneración está vencida, la DGTD rechazará la factura. En ese caso, deberá anularla mediante una Nota de crédito, corregir los datos de la exoneración en el detalle del cliente y volver a generar la factura.

Una vez completada la información, presione el botón "Aceptar" en la pantalla de exoneraciones y nuevamente "Aceptar" en la pantalla de detalle de clientes para guardar los cambios. Cada cliente puede tener múltiples exoneraciones configuradas.

11 Exoneraciones.png

Inactivación de Exoneraciones

Las exoneraciones vencidas o con errores deben de inactivarse. Para hacerlo:

12 Exoneraciones.png

13 Exoneraciones.png

¿Cómo aplicar una exoneración a la hora de facturar?

Para aplicar  una exoneración siga los estos pasos:

fex.png

Las exoneraciones se aplican por línea de servicio, no sobre el total de la factura. Una factura puede incluir líneas con y sin exoneración. Antes de emitir el documento, revise el total e impuestos para confirmar que los montos se hayan calculado correctamente.

Observaciones: Las exoneraciones extendidas por el Departamento de Gestión de Exenciones, tienen definidos los servicios/productos con el cabys respectivo, ese cabys debe ser el que deben facturar, lo anterior para evitar el rechazo del documento por parte del Ministerio de Hacienda. En caso que su cabys no sea el mismo de sus servicio o producto, deben agregar un nuevo servicio o producto, con el cabys definido en la exoneración. Ejemplo:

cabys.png

EOS-CXC-Mantenimientos-Clientes-Facturas-recurrentes-automaticas

¿Qué es la facturación recurrente?

La facturación recurrente, como su nombre lo indica, es la programación de cobros recurrentes a clientes cuando los montos y detalles de la factura no varían, sin la necesidad de que el usuario intervenga. Por ejemplo, mensualidades por alquileres: todos los días 2 de cada mes, el sistema le generaría una factura a la empresa CRFUSION por un monto de ¢250,000 por concepto de alquiler de apartamento.

 

¿Cómo configurar la facturación recurrente?

Primero debe corroborar que la compañía tenga los derechos necesarios y el siguiente check marcado en el módulo SEGURIDAD => Compañías

factura recurrente.png

 

Debe de entrar al módulo de CXC y escoger en el Menú la opción Movimientos => Proformas

 

El primer paso para la configuración de la facturación recurrente es crear proformas para cada cliente. Puede ser una sola proforma con toda la información y desglose del cobro, o varias proformas para el mismo cliente con distintos detalles. Una vez hechas las proformas, debe entrar en la configuración del cliente. Desde el menú principal, elige la opción Mantenimientos => Clientes.

fac 02.png

 

Busque el cliente al que le creó la proforma y haga doble clic sobre él para abrir el detalle. En las pestañas con las opciones de configuración, debe escoger la que dice "Factura recurrente", marque la opción "Activar factura recurrente". Debe hacer clic sobre el cuadro ubicado a la izquierda y aparecerá un cheque. Una vez marcada, todas las opciones de la pantalla se activarán; de lo contrario, no podrá continuar.
fac 03.png

 

Escoja el periodo de facturación; estos son => Semana, Quincena, Mes, Bimestre, Trimestre, Cuatrimestre, Semestre y Año. Luego, digite la fecha de inicio de la primera factura recurrente y la fecha de la última factura recurrente que desea generar. Por ejemplo, el contrato para CRFUSION es por 2 años. En la fecha de inicio, ponemos que la primera factura se generaría el 01-01-2019 y la última factura que se generaría automáticamente sería el 01-12-2020. Para la confirmación de datos, el sistema mostrará la cantidad de facturas que se harían de acuerdo con el periodo escogido y las fechas indicadas. Para este ejemplo, se calculan 24 facturas a lo largo de 2 años.

En el caso de no tener una fecha establecida para la última factura, puede escoger un periodo mayor, como por ejemplo, fecha hasta el 31-12-2030. Tome en cuenta que hay opciones que se habilitan o deshabilitan según el periodo escogido.

fac 04.png

 

Es necesario que escoja un día determinado para hacer las facturas (el día 1°, el día 15, el día 25). Si desea que se hagan el último día de cada mes, que solo tome en cuenta los días hábiles o las 3 opciones. Por ejemplo, todos los días 1° de cada mes se tienen que generar la factura y se marcó la opción que solo aplica para días hábiles. Entonces, en el mes de septiembre el 1° cae un domingo, el sistema generaría la factura el día lunes 2 de septiembre. Adicionalmente, debe indicar el asunto del correo electrónico, por ejemplo, "Envío para trámite de factura mensual por alquiler".fac 05.png

 

Ahora debe escoger la proforma (creada de antemano). Puede digitar el número de proforma o presionar el botón "Proforma" para buscarla, y para seleccionarla, haga doble clic sobre la proforma deseada. Luego, presione el botón con el símbolo de más ubicado al lado derecho. Este proceso debe realizarlo por cada proforma que desee cargar a este cliente. Cada proforma cargada se verá en una lista en la parte de abajo. Las proformas que NO estén en esta lista no serán facturadas automáticamente.fac 06.png

NOTA: Si desea que el documento se guarde con un detalle en específico es necesario agregar dicho detalle en la proforma seleccionada, en caso contrario, el sistema incluirá automáticamente el detalle 'Cobro de [Periodo] de [Mes en cobro] del [año en cobro]'

Si lo que desea es eliminar proformas agregadas a esta lista nada más márquela con haciendo un click sobre ella y luego presiona el botón que tiene un símbolo de menos.

Una vez completado el proceso presione el botón "Aceptar", ubicado en la parte inferior de la pantalla para guardar los cambios.

EOS-CXC-Mantenimientos-Clientes-Nodos-XML

Algunos clientes solicitan que en los archivos XML que se les genere debe incluir cierta información clave para sus empresas y que NO es obligatoria por la D.G.T.D. Esta información no va en la representación gráfica (PDF) de los documentos, únicamente en los archivos XML. La configuración de Nodos XML se debe realizar por cliente, el cual debe estar creado en el sistema previamente.

Para agregar Nodos, debe abrir el detalle del cliente y escoger la pestaña "Nodos XML".

Screenshot_989.png

Hay dos formas para agregarlos; la primera opción es configurando los nodos a medida según las especificaciones que el cliente les solicite.

Screenshot_990.png

La segunda opción es creando los Nodos basados en esquemas que han solicitado empresas como Walmart y Automercado.

Screenshot_991.png

D.G.T.D Para la versión 4.3 brinda el campo "Otros" para ingresar estos nodos XML y existen dos maneras de agregar Nodos:

  1. Por la etiqueta <OtroTexto> esta se genera cuando queremos agregar alguna información sin ningún tipo de estructura o jerarquía.
  2. Por otro lado existe <OtroContenido> que permite genera una estructura en los Nodos.

Configurar nodo para <OtroTexto>: Conformado por 6 campos ==> Nodo Padre, Nombre, Longitud, Valor default, tipo de documento y si es o no obligatorio. Debe de llenar cada uno de estos campos con la información solicitada por su cliente, para agregarlos a la lista presiona el botón "Incluir". Puede agregar "N" cantidad de nodos y estos puede variar en el tiempo o ser eliminados si ya no son necesarios.

Screenshot_992.png


Configurar Nodo para <OtroContenido>:

Este se va a encargar de construir una estructura especifica si el cliente así lo necesita. Los campos siguen siendo los mismos, lo que cambia es la manera en la que vamos a nombrar al Nodo.

 

 

Podemos agregar otros Nodos que no necesariamente tenga una estructura, lo agrego sin más con el nombre que quiera y el sistema también va a agregarlo como Otro Texto.
La jerarquía que sigue es:

  1. <Otro Texto> ya que va primero, estos vendría siendo los nodos sin estructura y van primero por ordenamiento que debe tener la estructura del Nodo Otros.
  2. <OtroContenido> va después de los nodos <Otro Texto> esto por la estructura que debe tener el Nodo Otros.

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Ventas-Sucursales

Menú => CXC => Mantenimiento => Ventas => Sucursales.

 

Presionamos "Agregar" para poder incluir todas las sucursales que tiene la compañía, debemos de ingresar los datos que se solicitan, los obligatorios serian código y descripción, presionamos "Aceptar".

 

La siguiente cejilla es de factura electrónica, aquí es para incluir el último consecutivo de los documentos cuando hacen migración de sistema y se respete ese consecutivo.

FE sucursal.png

 

Wikis relacionados:

EOS-CXC-Mantenimientos-Ventas-Sucursales-Calendario-de-trabajo

El calendario de trabajo es una herramienta que nos permite llevar una agenda de citas por sucursal y encargado, controlando los tiempo invertidos y servicios otorgados para finalmente facturar de forma sencilla y rápida.

El primer paso es crear las sucursales (derecho de seguridad requerido), esto lo hacemos desde el módulo de CxC => Mantenimientos => Ventas => Sucursales.

Calendario1.png

 


 Verá la pantalla de Mantenimiento de sucursales, debe de llenar la información solicitada: Código, Descripción, Teléfono, Encargado, Dirección y Estado. Una completados los datos presione el botón "Aceptar".

Calendario2.png



 El segundo paso es crear los encargados (derecho de seguridad requerido ) esto lo hacemos desde el módulo de CxC ==> Mantenimientos ==> Calendario ==> Encargados.

Presione el botón "Agregar", verá la pantalla de Mantenimiento de encargados. Esta pantalla está dividida en tres secciones: Información, Sucursales y Servicios. Debe de llenar los campos que le solicita el sistema en cada sección, en el caso de las sucursales y los servicios deberá de marcar las que desee tener relacionadas al encargado que está creando, únicamente esas podrán ser calendarizadas y facturadas para ese encargado.

Una vez completada la información presione el botón "Aceptar" para guardar los cambios.

Calendario3.pngCalendario4.png

Calendario5.pngCalendario6.png

Estos dos pasos se hacen una única vez por sucursal y por encargado.

Para crear las citas de los encargados diríjase al módulo de CXC => Movimientos => Calendario de trabajo. Verá la pantalla principal del calendario, esta pantalla cuenta con distintos tipos de vistas (Mes, Semana, Dia). Además de un segmento de filtros (estado, sucursal, encargado).

Calendario7.png

 


Haga click en la fecha y hora que desea calendarizar, esto abrirá la pantalla de "Control de citas" ahí debe de definir el cliente (ver manual ¿Cómo crear clientes?), la sucursal, el encargado, observaciones y los servicios relacionados a esta cita. Una vez llenos los campos presione el botón "Aceptar" para guardar la información.

Calendario9.png

Completados estos pasos, la cita quedará guardada y será visible en la fecha y hora elegida, con el color configurado para el encargado.

Calendario11.png

Para modificar datos o proceder a facturar haga click en la fecha y hora nuevamente. En el caso de modificar datos una vez completados los cambios presiona el botón "Aceptar". Si lo que desea es facturar la cita presione el botón "Completar".

Calendario10.png

Por último para facturar una cita completada, debemos ir a la pantalla principal de documentos en CXC => Movimientos => Facturación y Pagos, en el menú superior aparecerá un icono que indica el número de citas pendientes de facturar, al dar click sobre el icono, se desplegará una pequeña ventana con el detalle de las citas.

Calendario13.png

Para facturar una de las citas, basta con darle doble click sobre una de ellas, esto cargará la información de la cita en la pantalla de facturación y luego presiona el botón "Aceptar"

Calendario14.png

EOS-CXC-Mantenimientos-Ventas-Tarjetas

Menú => CXC => Ventas => Tarjetas 

tarjetas cxc.png

 

Para incluir la información de la tarjeta presionamos Agregar y así podemos asociar todas las posibles tarjetas de crédito que emitan y que nuestra compañía acepte. Es importante conocer que pueden incluir solo 1 tarjeta por Carrier por facilidad de digitación y opciones al usuario. 

Tarjetas 1.png

 

Presionamos Aceptar y ya nos sale en la lista de las tarjetas

 

 

EOS-CXC-Mantenimientos-Ventas-Vendedores

Ingresamos a Menú => CXC => Vendedores 

 

Con los vendedores no aplica para todas las compañías pero podemos llevar aquí el registro de nuestros vendedores y así poder llevar una referencia de las ventas y la comisión del vendedor.

Ingresamos a vendedores y presionamos agregar y ahí se nos abre la pantalla para poder ingresar los datos del vendedor, los campos que aparecen en negrita son obligatorios, el código lo genera el sistema si tenemos marcado el check de autogenerar sino no esta marcado lo podemos digitar  y por último presionamos Aceptar.

 pantalla vendedor.png

 

Así se ingresa al sistema y nos sale en la lista en la pantalla.

codigo vendedor.png

 

 

EOS-CXC-Movimientos-Asiento contable

Menú => CXC => Movimientos => Asiento contable:

asiento contable cxc.png

 

Presione el botón de "Agregar":

 

El asiento contable es el proceso que migra todos los documentos al módulo de contabilidad usando las cuentas elegidas para cada tipo de documento, este asiento va a enviar todos los documentos marcados en la casilla.

Asiento contable 2.png

 

Podemos marcar todas las casillas y generar un solo asiento, o podemos marcar solo una de ellas, seguidamente de debe de indicar la fecha Desde y Hasta, tipo y el mes fiscal (esta viene sugerida por el sistema queda una decisión del cliente dejar la fecha o modificarla).

cxc mes fiscal.png

 

Presionamos el botón de aceptar para crear el asiento ahí nos sale el mensaje que el asiento fue creado con éxito, para poder ver el asiento debe ir al módulo de contabilidad.

 

EOS-CXC-Movimientos-Cajas

Ingresamos a CXC => Movimientos => Cierre de Caja 


 

El cierre de caja le permite al usuario hacer una comparación de los movimientos de dinero del día con la información que le hace proporcional el sistema. Se recomienda este proceso por día pero no es obligatorio.

Cada factura de contado genera un recibo que el sistema reconoce como RB en el caso de las facturas de crédito cuando se les hace un recibo por abono el sistema lo reconoce como AB o CA (en el caso de la cancelación) estos recibos son los que viajando a la pantalla de cierre.

Si llegara a existir alguna deferencia entre la información del sistema y los movimientos físicos de dinero y demás formas de pago al hacer el cierre se alerta al usuario el porque de esa diferencia y así minimizar las pérdidas de dinero a la empresa o el ingreso de información mal incluido al sistema.

Al incluir el cierre de caja el sistema alimenta automáticamente el modulo de Bancos con depósitos o transferencias registradas en el día.

 

Presionamos el botón de  Contratos imagen 1.png e inmediatamente veremos en la pantalla el detalle de todos los recibos pendientes a incluir en el cierre de cajas.

caja cierre 1.png

 

El cierre de caja se hace por sucursal, se selecciona la sucursal de la cual vamos a hacer el cierre:

sucursales.png

 

El numero de cierre es asignado automáticamente.

Screenshot_2.pngtotales.pngdepositos.pngmonedas.png

 

En el campo de fecha se muestra la fecha actual esta puede ser modificada para que muestre en pantalla únicamente los recibos pendientes a una fecha determinada, es importante destacar que solo los usuarios con un permiso especial pueden modificar este campo, incluimos la fecha deseada y presionamos el botón de refrescar y ahí nos salen los documentos que coinciden con la fecha indicada.

fecha cierre de caja.png

 

La pantalla esta dividida en dos; en la primera mitad de la pantalla se muestran los recibos pendientes de cerrar y en la otra mitad de la pantalla se muestran los recibos que vamos a incluir en el cierre actual, para indicarle al sistema queremos cerrar le damos doble clic sobre dichos documentos y este se pasará a la parte de abajo de la pantalla o podemos hacer clic sobre el botón Marcar.

Si por error marcamos un recibo que no queremos cerrar solo hacemos doble clic sobre el y así lo eliminamos de la lista.

cierr de caja.png

 

En la parte inferior de la pantalla podemos observar los totales finales y la cantidad de recibos conforme se van marcando el sistema le va mostrando el monto a depositar y la cantidad de recibos marcados y desmarcados.

El siguiente paso es indicar el monto y los depósitos correspondientes a los pagos para esto nos pasaron a la pestaña depósitos, forma de pago en efectivo. 

 

Aquí se muestran dos campos de cuentas que corresponden a moneda local y en dólares con las que cuenta la empresa, el usuario debe de elegir una cuenta cada vez que se realiza un depósito.

 

Debe de llenar los campos solicitados como # de deposito y el monto esto lo realizamos cada vez que incluimos un deposito.

Screenshot_4.pngcierre1.pngcierre2.pngcierre3.pngcierre4.png

 

Después se presiona el botón de Incluir. Este proceso lo realizamos en cada una de las cuentas en las que se realizarán los depósitos.

 

Cada vez que hagamos un depósito este se mostrará en la parte inferior de la pantalla, en el caso de los recibos cancelados por medio de transferencia bancaria el sistema los muestra en esta lista automáticamente. 

deposito parte de abajo.png

Al realizar un cierre de caja combinado por tarjeta, efectivo: por defecto se mostrará en la parte inferior de la pantalla el monto cancelado por tarjeta menos la comisión del carrier y la renta. Se debe digitar lo correspondiente al número del depósito y el monto del pago por efectivo, para evitar diferencias.

Si se cometiera un error a la hora de incluir el depósito este puede ser eliminado haciendo click derecho sobre él y escogiendo la opción eliminar, una vez llena la información, se presiona el botón aplicar para guardar el cierre. 

boton aplicar.png

 

Nos muestra una pantalla donde nos indica que el cierre fue incluido satisfactoriamente y nos consulta si se quiere imprimir el cierre.

cierre incluido e impresión.png

 

Para una revisión posterior debemos de seleccionar el cierre deseado presionamos Imprimir y ahí escogemos la opción de ver en pantalla.

revisión de cierre.png

 

Los cierres de caja se pueden anular siempre y cuando no estén contabilizados, para anular lo marcamos y se presiona el ícono de Anular.

boton de anular.png

 

Para ver los cierres anulados nos vamos a la opción Estado escogemos la opción de inactivo solo lo podemos ver en pantalla y no en forma de informe.

Por último el sistema tiene un bloqueo que no permite que dos usuarios estén trabajando en un cierre al mismo tiempo, pero en caso de que sea necesario revisar el cierre desde otra computadora, se puede presionar el botón de activar esto hace que se habilite el usuario en uso y bloque al otro usuario en el momento.

Ejemplo de cierre : Efectivo y pagos de tarjeta

1- se eligieron dos recibos en efectivo y un recibo con pago tarjeta

 

En la pestaña depósitos se muestra una línea que corresponde al pago de la tarjeta (el monto tiene aplicado los montos de las comisiones), y una diferencia por ¢36,300 que corresponde a los pagos en efectivo.

Debemos digitar el número de depósito y el monto, dar clic en incluir local

 

Dar clic en el botón Aplicar.

Finalmente el cierre no debe mostrar diferencias

 

Wikis relacionados:

EOS-CXC-Movimientos-Documentos-Eliminar-documento-relacionado

En este manual esta  relacionado a el tema de como eliminar un documento relacionado, ya sea un recibo, una nota de crédito no tributaria, una nota de débito no tributaria, un cheque o una factura.

Requisitos:

Pasos para realizarlo:

Ingresar al sistema => menú=>CXC => documentos 

Eliminar documentos relacionados1.png

 

Luego de esto, debemos seleccionar el documento al cual queremos eliminar alguno de sus documentos relacionados.

Una vez seleccionado el documento daremos clic derecho sobre el mismo y vamos a seleccionar la opción "Documentos relacionados".

 

1.pngdesligar.pngyes.pngok.png

 

Una vez realizado lo anterior, se abrirá una pantalla donde se mostrarán todos los documentos que está o están afectado al documento seleccionado.

Para eliminar una relación debemos seleccionar la línea que corresponda a dicha relación y dar clic sobre el botón de "desligar".

 

 

 

 

5.png

 

Una vez finalizado el proceso, ambos documentos recuperarán el saldo por el que estaban siendo afectados.

EOS-CXC-Movimientos-Documentos (CXC)

Menú => CXC => Movimientos => Documentos (CXC)

Screenshot_807.png


En esta pantalla por defecto aparecen todos los documentos registrados, se pueden filtrar por fechas, ver los de hoy, hace 1 día, 1 semana o 1 mes.

Para crear una factura nueva presionamos el botón de “Facturar “ubicado arriba a la izquierda de la pantalla. Lo primero que debemos de hacer es identificar el tipo de documento, si es factura de crédito, contado o si es una nota de débito y luego el tipo de factura. La fecha es sugerida de forma automática por el servidor.

 Screenshot_810.png

Luego debemos de identificar el cliente al que deseamos facturarle, si sabemos el número de código podemos digitarlo, si no lo sabemos, podemos presionar el botón que dice “clientes “; y buscamos en la lista o usamos el filtro de nombre. Para escoger un cliente ya incluido; se posiciona sobre él con el mouse y le hace doble clic encima.

Screenshot_811.png

El siguiente campo es el de “ vendedor “; este es opcional, si no tiene definido ninguno o para sus efectos no le sirve, puede dejar el campo en blanco. 

Screenshot_812.png

M. de pago tiene diferentes opciones de pago: efectivo, tarjeta, cheque, transferencia y recaudado por terceros.

Screenshot_813.png

El tipo de Moneda con la que desea hacer la factura (moneda local o dólares). A la derecha vemos los campos de Plazo (en el caso de facturas de crédito), la opción de marcar Factura de exportación, O.C #; para incluir el número de orden de compra que será reflejada en el PDF de la factura electrónica.

Screenshot_815.png

En la pestaña “otros “; se encuentra:

La actividad económica (AE): se muestra la actividad principal, si existen diferentes actividades económicas inscritas, es aquí donde se debe cambiar al momento de facturar.

 Observ. Internas, en él puede hacer anotaciones o recordatorios para usted como usuario, estas observaciones NO saldrán impresas en la factura. Tomar en cuenta que una vez hecha la factura estos datos no pueden ser modificados, en caso de que estén mal; debemos de anular el documento con una nota de crédito.

Screenshot_816.png

 

 Ahora vamos a llenar las líneas de detalle que conforman la factura, en este caso lo primero a elegir es el servicio que se ofrece, desplegamos el combo de opciones y hacemos clic en el servicio que deseamos facturar, por defecto nos sugiere el tipo de impuesto, el porcentaje y hasta la descripción que aparecerá impresa, esta podemos alterarla si lo deseamos.


Luego definimos la unidad de medida y la cantidad de referencia, en este caso vamos a usar UNO por defecto, luego el precio. Eventualmente, si aplicara un descuento podemos digitarlo y definir el tipo de descuento, si deseamos calcular en pantalla el total previo a la inclusión entonces presionar el botón “calcular “; ubicado en parte inferior de la pantalla, de otra forma presionamos “ incluir “; para guarda esa línea de detalle.

Screenshot_817.png

Podemos incluir líneas de descripción sin necesidad de definir un servicio, eso si, estas NO pueden tener montos asociados, esto es funcional en el caso que se tenga que identificar un número de contrato asociado, o una descripción detallada del servicio ofrecido.

Ahora que tenemos lista la factura presionamos el botón “ Aceptar “, el sistema nos genera un mensaje de confirmación para que estemos seguros de que, si deseamos emitir el documento, a lo que vamos a responder “ SI”.

En el caso de las facturas de contado, al aceptar la emisión de la factura el sistema nos generara un recibo de cancelación de saldo. La pantalla de recibo muestra la totalidad de la factura, nos permite cambiar la moneda con la que se cancela la factura (Moneda local o dólares) y la forma de pago Efectivo (marcado por defecto)

Transferencia o Tarjeta. El número de recibo es asignado de forma automática por el sistema. Si lo desea generar presione el botón “ Aceptar “. En el caso de que no desee que se generare presione el botón “Salir”. Solo tome en cuenta que la factura quedara con saldo hasta que usted la cancele. Para Tributación esto es indiferente y no genera comprobante de aceptación o rechazo por parte de ellos.

 En el caso de las facturas de Crédito se harán el mismo proceso, pero al final el sistema no le va a mostrar la pantalla de Recibo de dinero automático.

Procedimiento para copiar una factura

Seleccionar la factura = clic en botón Opciones o clic derecho de su mouse seleccionar copiar.

 Los cambios que se pueden realizar al copiar una factura son:

1- Descripción.

2- Precio unitario: al variar el campo debe dar clic en la opción calcular para actualizar el monto de la factura.

 Dar aceptar una vez guardado los cambios.

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EOS-CXC-Movimientos-Documentos (CxC) -Anular-factura-con-NC

Este proceso nos permite anular de forma automática una factura con una NC, además si la factura no tuviese saldo por que tiene un recibo aplicado, el proceso anulará el recibo para devolver el saldo a la factura y posteriormente relacionarla a la NC. 

Importante la factura debe estar "aceptada" por la DGTD (Dirección General de Tributación Directa) ver columna DGTD.

Para esto debemos marcar la factura que deseamos anular haciendo un clic sobre ella y después clic derecho, verá una lista de opciones, escoja la que dice "Anular factura con NC".

anular con NC.png

Otra forma es marcando la factura y presionando el botón "Opciones" y escogemos la misma opción.

Screenshot_868.png

El sistema creará la NC y anulara el RB relacionado.

factura relacionada.png


 Finalmente dar clic en el botón Refrecar para que se muestre la nota de crédito (NC)
NC.png

EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-Comprobantes-de-contingencia

 

Las facturas por contingencia son un documento temporal que le permite facturar en papel en caso de una eventual emergencia con el sistema. Cabe destacar que estos comprobantes tienen un consecutivo único, el cual NO se debe de repetir en otros documentos de contingencia.

Para imprimir un comprobante de contingencia dirijase al módulo de CxC y escoja del menú la opción Movimientos ==> Facturación y Pagos==> Presione el botón "Imprimir" ubicado en la barra de botones en la parte superior de la pantalla.

Puede digitar la cantidad de comprobantes de contingencia que desee imprimir.

 
 
Cuando el sistema esté restablecido, debe de ingresar las facturas que hizo en modo de contingencia, tiene dos días hábiles para emitir la (s) facturas electrónicas. Para esto siga los pasos normales de la facturación, adicionalmente entre a la cejilla "Referencia"  llene la información que le solicita el sistema: tipo de documento de referencia, número de documento de referencia, código de documentos de referencia, fecha de documento de referencia, detalle, luego dar clic en "agregar referencia". Una vez completados los campos presione el botón "Aceptar" para generar la factura.
 
 
 
 
Consideraciones del POS:
 
 

EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-Desligar-documentos-relacionados

 

Para desligar documentos relacionados a una factura debemos ingresar al módulo CxC  =>Movimientos => Documentos

 

Screenshot_927.png


Posteriormente buscamos y seleccionamos la factura a la cual queremos desligar el documento relacionado. Damos doble click sobre esta, lo que nos abre una nueva pantalla, en la cual seleccionamos la pestaña de Documentos relacionados.

Screenshot_928.png


Posteriormente seleccionamos el documento que requerimos desligar dando click sobre este. Luego damos Click Derecho => Desligar.

Screenshot_929.png


Posteriormente se muestra un mensaje de confirmación para desligar, y en caso de proceder afirmativamente, el documento se desliga de la factura y el saldo de la misma es actualizado.

Screenshot_930.png


EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-Documento-de-diferente-moneda

En este manual se abordará el tema relacionado a afectar con un recibo de dinero un documento de diferente moneda.

Requisito:

Pasos para realizarlo:

Primeramente debemos acceder al sistema, ingresar al menú y seleccionar documentos en el módulo de Cuentas por cobrar.

Luego de esto, debemos seleccionar el recibo que deseamos procesar, es importante mencionar que el mismo deberá tener saldo para poder procesarse.

1.png

 

Una vez seleccionado el recibo daremos click derecho sobre el mismo y vamos a seleccionar la opción "Ligar documento de diferente moneda".

2.png

 

Hecho esto se nos abrirá la pantalla donde podremos ver la información relacionada al recibo y los documentos que puede llegar a afectar, así como su respectivo saldo.

Es importante mencionar que para realizar la conversión se toma en cuenta el tipo de cambio del documento a afectar.

Por ejemplo:

Si tenemos un recibo con un saldo de 25.000 colones y queremos afectar un documento con un saldo de 20 dólares y su tipo de cambio es 625.13 el monto convertido con el que se afectará el recibo será de 20 * 625.13.

3.png

4.png

 

El método para seleccionar la opción de si es :

  1. Ingresar monto
  2. Saldo total

Será haciendo click derecho sobre el registro que deseamos afectar.

5.png

6.png

7.png

8.png

 

Una vez realizado el proceso en la pantalla principal de los documentos podremos ver que:

  1. Se creó una nota de débito la cuál está relacionada al recibo de dinero (los dos en la misma moneda).
  2. Se creó una nota de crédito la cuál está relacionada al documento de diferente moneda que se quiso afectar (los dos en la misma moneda).

9.png

 

Es importante mencionar que ninguno de estos documentos son tributarios.

EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-Generar-factura-CXP

En este tutorial se explicará como crear un documento en CXP basado en el costo de la línea de detalle de un documento de CXC.

Primeramente tendremos que tener una factura creada en CXC y que el costo de una de sus líneas sea mayor a 0.

Para ingresar a la opción debemos cumplir con el con el punto anterior, luego debemos ingresar al menú principal/CXC/Documentos.

Screenshot_895.png

Seguidamente tenemos que seleccionar el documento del cual queremos agregar uno o varios documentos en CXP dependiendo de la cantidad de líneas que contenga el documento de CXC.

Screenshot_896.png

Después daremos click derecho sobre el documento para que se nos despliegue el menú y seleccionaremos la opción de "Generar factura en CXP".


Screenshot_897.png

Al hacer esto se nos abrirá la pantalla donde debemos seleccionar el proveedor para la línea de detalle la cual necesitamos generar un documento en CXP.

4.png

NOTA: Si no se escoge el proveedor para una línea el sistema no la procesará.

5.png

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Al seleccionar el proveedor estamos casi listos para generar el documento, debemos dar click en el botón "Aceptar" y nos preguntará si realmente queremos agregar un documento en CXP para el proveedor configurado.

7.png

Al dar click en "Yes" el sistema generará automáticamente el documento en CXP.

8.png

El documento se generó correctamente:

9.png

EOS-CXC-Movimientos-Documentos (CxC)-Notas-de-credito

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción de Movimientos ==> Documentos (CxC). Verá la pantalla principal de Facturación, en la lista de botones debe presionar el que dice "n. de crédito"

La pantalla de Notas de crédito está compuesta por 4 carpetas:  Encabezado,  Facturas, Detalle, Referencias y Ajustes. 01 NC.png

Encabezado:  dividido en Información general, Otros nodos, Otra información y Montos.

Información general: El Número de la NC es dado por el sistema de forma automática una vez que usted llenó todos los datos necesarios y presionó el botón "Aceptar", la Fecha es dada por el sistema de forma automática y toma la fecha del día en la que se está haciendo la NC, en el campo TIPO debe de escoger del combo la opción de tipo de NC que va a generar, estos tipos son definidos por Tributación y usted debe de escoger el que se adapte a las necesidades de la NC, para este ejemplo vamos a escoger la opción Devolución. 

Los tipo de NC existentes son: Devolución (solo aplica por cantidad de productos o servicios no por monto), Descuento, Diferencia de precios (El ajuste de precio se debe de hacer por cada cantidad de producto facturado), y está el tipo Administrativas, estas NO son validadas por Tributación, por lo tanto no le servirán ni al usuario ni a sus clientes para justificar información tributaria, son mas de control interno de las cuentas por pagar.

02 NC.png

Para escoger el CLIENTE al que le va a hacer la NC puede hacerlo de 3 formas distintas 1° presionando el botón "Cliente" y buscando uno de la lista, 2° digitando el código del cliente si se lo sabe ó 3° desplegando el combo a la derecha de este campo, ahí verá por orden alfabético la lista de sus clientes. Detalle deberá de digitar una breve explicación del por qué está generando la NC, la explicación se mostrará en presentación gráfica del documento. La Moneda es dada por el sistema de forma automática una vez que define el cliente, pero esta puede ser modificada según las necesidades del momento. Tomar en cuenta que únicamente se pueden relacionar documentos en la misma moneda, esto quiere decir que NC en moneda local afectará documentos que tiene definido moneda local y NC en dólares afectara documentos que tiene definido moneda dólares. Act. E: en este campo aparecen sus Actividades económicas, si solo cuenta con una el sistema la asignará por defecto, si contara con mas de una puede desplegar el campo de opciones y definir a cual corresponde este documento

03 NC.png
 

Otros Nodos ==> Si el cliente tiene definidos los los Nodos XML, al cargarlo en el encabezado le aparecerán los campos que debe de llenar según la configuración definida previamente, en caso contrario este campo quedará en blanco.

04 NC.png

Otra información ==> Dividida en 4 subcarpetas: Contabilidad, Cierre, Afectar y Tributación. La información de cada una se irá llenando con forme a los movimientos relacionados a la NC.

05 NC.png

 Facturas: Una vez llena la información básica del encabezado (Cliente, Tipo, Detalle, Moneda) puede entrar en la pestaña Facturas. En esta pantalla verá todas las facturas (en la misma moneda de la NC) que tengan saldo a la fecha. Deberá de marcar las que desee que se vean afectadas, para esto haga clic sobre los cuadros ubicados al lado izquierdo de cada documento, aparecerá un check confirmando la selección.

 06 NC.png

Detalle: desde esta pantalla verá el desglose del detalle de las facturas que marcó anteriormente, y podrá definir basándose en el tipo de NC los montos o porcentajes que los afectaran. En el caso de las NC por Devolución solo podrá definir la cantidad del servicio que facturó y desea devolver. En el caso de las NC por Descuento o por Diferencia de precios podrá definir a cada línea el porcentaje o el monto que desea rebajar.

Montos ==> En este campo verá el desglose del subtotal, Impuesto y total de la NC, la información se llena según los documentos marcados para ser afectados por la NC. Estos montos no pueden ser manipulados por el usuario. 

Una vez definido en el sistema el monto, porcentaje o cantidad (dependiendo del tipo de la NC) proceda a verificar los montos tanto de cada línea, como del total de la NC. Tome en cuenta los % de impuesto.

08 NC.png

Al que los montos son los correctos, proceda a presionar el botón "Aceptar" para generar la NC. deberá de esperar unos minutos para recibir la respuesta de Tributación (documento Aceptado o Rechazado). Si la NC fue aceptada el sistema de forma automática enviará el PDF y el XML al correo de su cliente. 

EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-Notas-de-credito-Dejar-Saldo

Opción: 

 

1.png

Explicación

A veces cuando realizamos un factura y esta tiene su saldo modificado o ya cancelado, debemos hacer una NC por los motivos que sean, el sistema no permite crear una NC por el monto del saldo, Hacienda lo pide de esta forma.
Una solución a esta problemática es con esta opción, permite crear una NC por el total de la factura y luego aplicarle la NC a la factura por el saldo que tiene la factura, si no deseamos que la NC quedé con saldo podemos ir a la factura y darle Click derecho, opción [Anular Factura con NC], esto anula lo que sea que haya afectado el saldo de la factura y crea una NC por el total. Seguiremos un ejemplo a modo de explicación del proceso.

Tenemos la siguiente factura afectada por un recibo el cual toma la mitad del total de la factura:

2.png

Ahora vamos a [n. de crédito] a crear la nota de crédito, escogemos el cliente y marcamos el check [Dejar documento con saldo]

3.png

Nos aparecen todas las facturas, escogemos la que en este caso queramos aplicar (debemos escoger específicamente cuales vamos a afectar, puesto que esto irá en el XML para Hacienda).

4.png

Ahora damos en aceptar para crear la NC con saldo: 

6.png

Ahora damos click sobre la NC y luego al botón Aplicar (botón siguiente al de [n. de crédito]) y ahí aplicaremos la NC a esta factura deseada.

7.png

Doble click sobre la factura deseada y escribimos la cantidad que deseamos aplicar, si deseamos que sea por el total del saldo, damos click sobre [igualar]. 

EOS-CXC-Movimientos-Facturacion-y-Pagos-recibo-de-dinero

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción Movimientos ==> Documentos (CXC). Verá la pantalla principal de Facturación, en la lista de botones debe presionar el que dice "Recibos"

Captura de pantalla 2024-04-11 145156.png

 

 


La pantalla de Cancelar Facturas está compuesta de 5 partes è Documentos, Documentos a cancelar, Forma de pago, Observaciones y Montos.
Documentos ==>

01 Recibo 01.png

 


Documentos a cancelar ==> Pagar Una vez definido el cliente, en este campo usted verá todos los documentos que presenten saldo, para definir los documentos a cancelar debe de hacer doble clic sobre el, y en la pantalla siguiente digitar el monto por el cual desea afectarlo. Para este ejemplo vamos a trabajar con la factura #7 y la vamos a afectar por $50. Después debe de presionar el botón "Aceptar"

 

Documentos a cancelar ==> Menú una vez definido el cliente, en este campo usted verá todos los documentos que presenten saldo, la opción Igualar copia el monto del saldo en la columna "a pagar". Después debe de presionar el botón "Aceptar"

 


Este proceso lo lleva a cabo con cada documento que desee afectar con el Recibo en proceso, puede ser uno o varios.
Forma de pago ==>  El sistema le permite trabajar con 3 formas de pago, cuando usted recibe el dinero en Efectivo, cuando lo recibe por medio de Transferencia bancaria o por medio de una tarjeta de crédito. Usted debe de definir la forma de pago haciendo clic sobre el botón ubicado a la izquierda de cada opción. Solo puede escoger una por cada recibo.
Si escoge la opción Efectivo (marcada por defecto) no deberá de llenar ningún dato adicional, puede proceder con el siguiente paso.
Si escoge la opción Transferencia, deberá de especificar la cuenta corriente en donde se depositó el dinero (configurado previamente desde el módulo de Bancos), debe de digitar el número de comprobante y escoger la fecha del día que se hizo la transferencia a su cuenta.

01 Recibo 03.png

Si escoge la opción Tarjeta deberá de especificar la cuenta corriente en donde le depositarán ese dinero (configurado previamente desde el módulo de Bancos) en el campo identificación deberá escoger Tarjeta de crédito y por último deberá digitar el número de la tarjeta.

01 Recibo 04.png


Observaciones generales del documento ==> Estas observaciones son datos aclaratorios que usted puede digitar, tomar en cuenta que estos salen impresos en el documento.

01 Recibo 07.png

Montos ==>  En estos campos verá la totalidad de lo adeudado por su cliente, el subtotal que es la sumatoria de los pagos que está recibiendo y el total le muestra la sumatoria de los pagos que está recibiendo nuevamente. Estos campos son únicamente de referencia.

01 Recibo 05.png
Una vez llena toda la información, presione el botón "Aceptar" para crear el Recibo de dinero. En este momento el sistema le asignará el número al documento.

01 Recibo 06.png
 
 

¿Cómo hago un Recibo de dinero sin asociarlo a una factura?

Para generar este tipo de recibo, debe llenar los campos: cliente, validar la moneda, marcar la opción "dejar con saldo", seleccionar la forma de pago, digitar el monto en el campo "subtotal", luego aceptar.

Para imprimir el recibo utilizar el botón Imprimir, y seleccionar la opción deseada: pantalla, email. descarga en PDF.

 

¿Cómo anulo un Recibo de dinero?

Seleccionar el recibo ⇒ dar clic en el botón Anular ⇒ dar aceptar

 

EOS-CXC-Movimientos-Documentos (CxC)-Reenvío-PDF-y-XML

Para reenviar los archivos PDF y XML de los documentos aceptados por Tributación (Facturas, ND y NC) a sus clientes debe de entrar al menú CXC=>Documentos (CxC) una vez en esta pantalla buscamos la factura que necesitamos reenviar nos posicionamos sobre ella y vamos a la opción que se nos presenta arriba que dice Imprimir: 

Screenshot_879.png

Una vez que presionamos el botón de Imprimir el sistema nos mostrará la siguiente pantalla : 

Screenshot_880.png

Donde nos muestra las distintas opciones de impresión, para el caso del ejemplo sería escoger la opción que marcamos que es el envío por E-mail. Seguidamente escogemos la opción indicada y le damos "Aceptar " .

Screenshot_881.png


Seguidamente el sistema nos enviará un aviso donde debemos indicarle que "SI" . 

Screenshot_882.png

Una vez que aceptemos en la pantalla anterior el sistema emerge un aviso; dicho mensaje nos da la opción de escoger si deseamos o no agregar al envío el archivo de interpretación por parte de la DGTD ( este archivo hace referencia a la representación gráfica de la respuesta de Hacienda ).

Screenshot_883.png

Ya sea que elijamos Si o No ,el sistema procederá a enviar la factura seleccionada y nos mostrará la siguiente pantalla:


Screenshot_884.png

En esta ventana podremos observar los resultados del envío (número de documento enviado, destinatarios) a dicha pantalla únicamente debemos darle "Salir" o inclusive nos da la alternativa de "Exportar" el dato si así lo deseamos. 

De lo contrario, le damos en las opciones de Salir o Aceptar y nos regresa a la pantalla principal. 

Filtrar por pantalla

Seleccionar el rango, dar clic en Refrescar

De esa forma se muestran los documentos en pantalla

Screenshot_885.png

Observaciones

El sistema muestra en pantalla 100 líneas, para ampliar la cantidad de líneas marcar “todas las líneas”, y dar clic en botón refrescar.

Screenshot_886.png


EOS-CXC-Movimientos-Inventarios-Movimientos-de-inventario

Notas importantes del proceso: 

 

Para ingresar un movimiento de inventario, nos dirigimos a POS= > Movimientos de Inventario: 

Screenshot_1.png

Una vez en esta pantalla, presionamos agregar. Ahí nos saldrá la siguiente pantalla donde debemos ingresar los datos del encabezado primeramente: 

Screenshot_2.png

Posteriormente nos dirigimos a la pestaña de productos asociados=> agregar, esto para realizar la carga de los mismos: 

Screenshot_3.png

En dicha pantalla debemos elegir el producto que vamos a procesar, para esto podemos ingresar el código exacto en el campo indicado o también ir al maestro de productos directamente y realizar la búsqueda(para cargar el producto a la pantalla de la transacción , basta con presionar doble click sobre el mismo ) . Una vez con este cargado elegimos la bodega ( por default se mostrará la que esta ligada a la sucursal en la cual se esta trabajando ) y por último digitamos la cantidad y aceptar para guardar el cambio: 

Screenshot_4.png

Y confirmamos el mensaje que emerge el sistema: 

Screenshot_5.png

Por último, para guardar por completo la transacción que estamos creando presionamos aceptar en la pantalla principal y confirmamos el mensaje que envía el sistema: 

Screenshot_6.png

Screenshot_7.png

Una vez que el movimiento de inventario este creado lo podremos visualizar en la pantalla principal del sistema: 

Screenshot_8.pngPRO1.pngPRO2.pngPRO3.pngPRO4.pngPRO5.pngPRO6.pngPRO7.1.pngPRO8.png

 

Otra forma de ingresar el inventario es desde Servicios/Productos

servicios y prod.png

El producto debe ser agregado. Seleccionar la opción Inventario:

Seleccionar la sucursal del movimiento:

Seleccionar el movimiento de la transacción:

Seleccionar el producto, la bodega, la cantidad y dar aceptar:

Y confirmamos el mensaje que emerge el sistema: 

Una vez que se da aceptar, emerge la siguiente pantalla. Agregar la descripción y presionamos aceptar: 

Se confirma la transacción exitosa por parte del sistema:

Finalizar el proceso presionando "aceptar"

EOS-CXC-Movimientos-Inventarios-Movimientos-de-inventario-1

Notas importantes del proceso: 

 

Para ingresar un movimiento de inventario, nos dirigimos a POS= > Movimientos de Inventario: 

Screenshot_1.png

Una vez en esta pantalla, presionamos agregar. Ahí nos saldrá la siguiente pantalla donde debemos ingresar los datos del encabezado primeramente: 

Screenshot_2.png

Posteriormente nos dirigimos a la pestaña de productos asociados=> agregar, esto para realizar la carga de los mismos: 

Screenshot_3.png

En dicha pantalla debemos elegir el producto que vamos a procesar, para esto podemos ingresar el código exacto en el campo indicado o también ir al maestro de productos directamente y realizar la búsqueda(para cargar el producto a la pantalla de la transacción , basta con presionar doble click sobre el mismo ) . Una vez con este cargado elegimos la bodega ( por default se mostrará la que esta ligada a la sucursal en la cual se esta trabajando ) y por último digitamos la cantidad y aceptar para guardar el cambio: 

Screenshot_4.png

Y confirmamos el mensaje que emerge el sistema: 

Screenshot_5.png

Por último, para guardar por completo la transacción que estamos creando presionamos aceptar en la pantalla principal y confirmamos el mensaje que envía el sistema: 

Screenshot_6.png

Screenshot_7.png

Una vez que el movimiento de inventario este creado lo podremos visualizar en la pantalla principal del sistema: 

Screenshot_8.png

 

 

 

 

 

 

EOS-CXC-Movimientos-Proformas-IATAIMP

Proceso: Este proceso nos permite cargar archivos .txt con formato IATA (Ventas-A, Ventas-D) , para así crear documentos electrónicos de lo reportado en el txt.
La opción se encuentra en CXC => Movimientos => Facturación y Pagos => opciones => Importar archivo IATA. 

Archivo Ventas-D: El sistema generará un tiquete electrónico, el cuál el cliente final podrá convertir en factura electrónica por medio de una página web.
Archivo Ventas-A: El sistema creará una proforma por cada agencia, una por cada semana del mes, todos los tiquetes aéreos vendidos por cada agencia se cargarán en líneas de detalle de la proforma. La cual podrá ser facturada por el usuario del sistema al terminar la semana.

Facturar proformas:

1. En CXC => Movimientos => Proformas, se deben seleccionar (Ctrl+Clic) de la lista de proformas, aquellas que se procederán a facturar. Una vez que han sido seleccionadas, damos clic sobre el botón Opciones del menú => Facturar proformas.

Observaciones:

 

 

EOS-CXC-Reportes-Generador de reportes

Ingresamos al menú => CXC => Reportes => Generador de reportes.

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Aquí podemos encontrar diferentes reportes divididos por carpetas: Documentos, Reportes tributarios, Boletas, Estadísticas y el exportador.

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En la carpeta de documentos encontramos variedad de reportes como antigüedad de saldos, lista de documentos, recibos aplicados, etc. 

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En la carpeta de Reportes Tributarios encontramos los reportes como el  D104, etc. 

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Para realizar uno de estos reportes debemos de presionar sobre la línea de reporte que necesitamos tenemos varias  casillas que rellenas para poder ver la información exacta que necesitamos. 

Screenshot_1662.png

Podemos seleccionar una sola compañía si tenemos varias, y si queremos ver todas en el mismo reporte, fecha del reporte desde hasta,  no en todos los casos filtramos fechas, también se puede filtrar  por sucursales, luego presionamos el botón de Generar ahí nos sale una pantalla para escoger como queremos ver el reporte si en pantalla, en PDF, resumido, XLS, etc.

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Tenemos esta otra cejilla de parámetros  con mas filtros para poder tener un reporte más detallado de lo que estamos buscando.

Screenshot_1665.png

 

EOS-CXC-Reportes-Generador-de-reportes-Mes-Servicio

Para el proceso de facturación "Mes servicio" es importante y primordial solicitar a nuestro usuario administrador el derecho "MMESSERV", con dicho derecho tendremos la posibilidad de ver el combo de meses para ingresar en nuestra facturación, para dicho proceso nos dirigimos a Menú->CXC->Facturación y Pagos. Como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez dentro de la pantalla de Facturación y Pagos, nos dirigimos a la opción de facturar como nos muestra la siguiente imagen:

Una vez dentro de la pantalla y con el derecho asignado deberiamos ver la opción de "Mes servicio", en donde podremos ligar un mes a dicha factura, como nos muestra la siguiente imagen:

Una vez realizada la facturación, el documento creado queda guardado con el "Mes servicio" ligado (podremos modificar dicho mes, siempre y cuando la compañía no este habilitada con la versión 4.2 de la D.G.T.D), dicho proceso queda finalizado una vez que presionemos el botón de aceptar.

Para obtener los documentos generados en cualquier "Mes servicio" ingresado debemos dirigirnos a CXC->Generador de reportes, como lo muestra la siguiente imagen:

Una vez dentro de la pantalla buscaremos la opción Documentos->10. Lista de documentos (Mes servicio), como lo muestra la siguiente imagen:

Antes de presionar el botón de generar, debemos dirigirnos a la pestalla de Parámetros->Documentos y una vez estando ahí seleccionaremos el "Mes servicio" a filtrar, importante mencionar que dicho reporte se basa en el rango de fechas "Desde" y "Hasta" que nos muestra al inicio de la pantalla, si en algún momento de la búsqueda no nos muestra algún documento puede ser que la causa del error sea que no ingresamos correctamente el rango de fechas, o bien que el "Mes servicio" seleccionado no corresponde al ingresado en el documento búscado. En caso de que no seleccionemos ningún "Mes servicio" el sistema por defecto nos mostrará solamente los documentos para el "Mes servicio" de ENERO.