CXC
Cuentas por cobrar de PROYECTEC: contratos, documentos, mantenimientos y sistema.
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PROYECTEC-CXC-Contratos
Con dicho proceso se tiene la función de controlar de forma anticipada el cobro que se va a hacer a un cliente en un proyecto específico y se puede negociar la forma de pago de este.
Menú => CXC => Movimientos => Contratos:

Para agregar un nuevo contrato presionamos agregar ahí se nos abrirá una pantalla donde debemos llenar las casillas necesarias. Incluimos el número de contrato, cliente, proyecto, fecha de referencia del contrato, moneda del contrato, observaciones ahí se puede incluir por ejemplo cualquier detalle que sea conveniente como el monto total del contrato y al tener todos los detalles presionamos aceptar:

Al estar ingresado ya nos sale en la pantalla principal para poder modificar en el momento que se requiera.

Si se presiona doble click sobre el mismo, tenemos varias pestañas donde podemos tener más información de nuestro contrato.

PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Clientes
Menú => CXC => Mantenimientos => Clientes.
Para incluir un Cliente presioné el botón "Agregar".
Le aparecerá la pantalla de detalle de Clientes, en ella debe de llenar los campos solicitados, los que están marcados en negrita son capos obligatorios, el sistema va a sugerir el número de cliente en forma automática
- Nombre.
- Apellidos.
- País.
- Cédula.
- Representante lega, si no lo sabemos se puede agregar luego.
- Dirección de sus oficinas centrales.
- Email.
- Mínimo un numero de teléfono, los otros números pueden quedar en blanco.
Cobros, se va colocas como referencia los tipos de cobro que el cliente nos definido (esto es opcional).
- Cobro 1
Tipo de pago: solo vamos a definir uno de las opciones.
Período.
- Cobro 2
Tipo de pago: se define otra opción diferente a la primera.
Tiene que indicarle a el sistema en cual día uno y cual día de la segunda.
Ubicación por provincia, acá definimos los siguientes espacios.
Provincia.
Cantón.
Distrito.
Dirección de envío de referencia.
Crédito otorgado.
- Le indicamos la moneda.
- El monto de crédito máximo.
- Plazo de días.
- El monto del crédito debe estar indicado en la moneda que se define arriba.
Recordemos que si no queremos limitarla facturación del cliente , podemos asignar un monto alto.
Indicamos si el cliente los deposita o si se envía al mensajero a recoger el pago, presionamos el botón aceptar.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Impuesto
Menú => CXC => Mantenimiento => Impuesto

En el caso que nuestra empresa pague impuesto de venta al estado vamos a presionar el botón ''agregar'', definir una cuenta y digitar el porcentaje para que el sistema automáticamente nos lo sugiera, esto no significa que debemos usarlo en todas las facturas, algunas de estas pueden ser exentas en su totalidad o inclusive líneas exentas.
Una vez llena la información, presionamos el botón ''Aceptar''.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Servicios/Productos
Menú => CXC => Mantenimientos => Clasificación => Servicios/Productos
Por defecto el sistema trae el primer servicio generado "Servicios Profesionales".
Para incluir nuevos Servicios presioné el botón "Agregar".
Forma de completar la información de un nuevo servicio/producto:
Código: se autogenera.
Cabys: código obligatorio desde diciembre 2020 adjunto explicación https://ayuda.cronuserp.com/books/wiki-cronus-erp/page/CABYS-en-servicios.
Moneda: local o dólares.
Precio Unit.: campo no obligatorio, se incluye en la factura.
Descripción: obligatorio.
Detalle: campo no obligatorio.
Impuesto: se carga al incluir el código Cabys.
Unidad M.: definir si es un servicio profesional o un producto.
Act. Económica: quedará asociada al producto, en caso de contar con varias actividades económicas, no se puede emitir una factura con productos o servicios con diferentes actividades económicas, deben ser facturadas por aparte.
.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Tipo-de-factura
En este espacio explicaremos como ligar una actividad económica con un tipo de factura.
1. Menú => CXC => Mantenimientos => Tipo de Facturas.

2. Al hacer esto nos mostrarán todos los tipos de factura que tengamos configurados en nuestra compañía, por defecto cuando un tipo de factura no tiene configurada una actividad económica esta se representarán en blanco.

3. Para configurar la actividad económica haremos doble click sobre el registro que queremos editar o bien con el botón "Modificar" y se nos abrirá la pantalla de mantenimiento de tipos de factura. Seguidamente seleccionaremos la actividad económica la cual queremos asignar a este tipo de factura y damos click en el botón de aceptar.

5. Al realizar esto los cambios se guardarán en el tipo de factura y cuando vayamos a crear una factura con este tipo automáticamente nos cargará la actividad previamente configurada.

Nota: Si el tipo de factura no tiene una actividad económica configurada se utilizará la actividad principal establecida en la configuración de CXC.
En este punto ya el tipo de factura tendrá configurada la actividad económica y con esto en la creación de la factura la actividad económica cambiará según el tipo de factura seleccionada.
Ejemplo:





PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Unidades de Medida
Menú => CXC => Mantenimiento => Unidades de medida

Y en esta pantalla podemos ver las unidades de medidas ya incluidas o agregar alguna otra si así lo deseamos:

Las unidades de medida ya utilizadas anteriormente no podrán ser eliminadas del sistema.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Envío a clientes
Ingresamos a Menú => CXC => Mantenimientos => Envío a clientes.

Dentro de la pantalla; presionamos el botón de agregar, y el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:

Donde debemos llenar los espacios solicitados:
- Fecha de envío.
- Hora.
- Descripción.
- Plantilla a enviar (ya creada en la pantalla correspondiente).
- Detalle: En estos campos podemos elegir que deseamos enviar de las opciones presentadas en pantalla. Además de seleccionar el rango de fechas en que deseamos que se realicen los envíos.
Una vez ingresados todos los valores, presionamos el botón de aceptar y con esto ya quedaría configurado nuestro proceso para el envío automático al cliente.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Servicios-Cabys
En la siguiente guía abarcaremos 2 temas, los cuales son el ingreso de los servicios y a su vez ligar el CABYS:
El primer paso será ingresar a nuestro sistema web de Proyectec, una vez dentro de nos dirigiremos a la siguiente ruta como muestra la imagen (Menú Principal --> CXC --> Servicios):

Una vez dentro del módulo de Servicio vamos a proceder a ingresar dicho servicio, según se muestra en la imagen:

Al ingresar al mantenimiento del servicio deberemos de ingresar los siguiente campos: Descripción, Impuesto, Unidad de medida, Estado y el CABYS. Para seleccionar el CABYS es necesario presionar el botón CABYS como muestra la imagen:

Dentro del mantenimiento de CABYS vamos a poder filtrar por Código o Descripción de CABYS, una vez ingresado presionaremos el botón de "Buscar" veremos una lista de códigos que concuerden con la información ingresada, un ejemplo sería la siguiente imagen:

Como podemos ver en la imagen anterior, nos muestra todas las opciones actuales con la descripción de "Software", si encontramos nuestro CABYS dentro de las opciones mostradas bastará con hacer un click sobre la opción para marcarla y luego presionar el botón "Aceptar". Con esto estaríamos ligando el código del CABYS a nuestro Servicio.
PROYECTEC-CXC-Mantenimiento-Ventas-Tarjetas
Tarjetas:
Menú => CXC => Mantenimientos => Tarjetas.
Presionamos agregar y así podemos asociar todas las posibles tarjetas de crédito que emitan y que nuestra empresa acepte. Es importante conocer que pueden incluir solo 1 tarjeta por Carrier por facilidad de digitación y opciones al usuario.

PROYECTEC-CXC-Movimientos-Asiento
Menú => Movimientos => CXC => Asiento:

Presione el Botón de "Agregar".
El asiento contable es el proceso que migra todos los documentos al módulo de contabilidad usando las cuentas elegidas para cada tipo de documento, este asiento va a enviar todos los documentos marcados en la casilla.

Podemos marcar todos las casillas y generar un solo asiento, o podemos marcar solo una de ellas, seguidamente de debe de indicar la fecha Desde y Hasta, tipo y el mes fiscal ( esta viene sugerida por el sistema queda a decisión del cliente dejar la fecha o modificarla ).

Presionamos el botón de aceptar para crear el asiento ahí nos sale el mensaje que el asiento fue creado con éxito, para poder ver el asiento debemos de ir al modulo de contabilidad.
PROYECTEC-CXC-Movimientos-Cierre-de-Caja
Menú => CXC => Movimientos => Cierre de Caja :

Al incluir el cierre de caja el sistema alimenta automáticamente el módulo de Bancos con depósitos o transferencias registradas en el día.
¿Cómo hacer un cierre de caja?
Presionamos el botón de agregar
enseguida veremos en la pantalla el detalle de todos los recibos pendientes a incluir en el cierre de cajas:

El cierre de caja se hace por sucursal, se selecciona la sucursal de la cual vamos hacer el cierre:
El número de cierre es asignado automáticamente:

En el campo de fecha se muestra la fecha actual esta puede ser modificada para que muestre en pantalla únicamente los recibos pendientes a una fecha determinada, es importante destacar que solo los usuarios con un permiso especial pueden modificar este campo, incluimos la fecha deseada y presionamos el botón de refrescar y ahí nos salen los documentos que coincidan con la fecha indicada:

La pantalla esta dividida en dos; en la primera mitad de la pantalla se muestran los recibos pendientes de cerrar y en la otra mitad de la pantalla se muestra los recibos que vamos a incluir en el cierre actual para indicarle al sistema cuáles queremos cerrar, para esto le damos doble click sobre el RB deseado y este se pasará a la parte de abajo de la pantalla o podemos hacer click sobre el botón marcar.
Si por error marcamos un recibo que no queremos cerrar solo hacemos doble click sobre el y así lo eliminamos de la lista.

En la parte inferior de la pantalla podemos observar los totales finales y la cantidad de recibos conforme se van marcando el sistema le va mostrando el monto a depositar y la cantidad de recibos marcados y desmarcados:
El siguiente paso es indicar el monto y los depósitos correspondientes a los pagos para esto nos pasamos a la pestaña depósitos:
Aquí se muestran dos campos de cuentas, una que corresponde a moneda local y otra en dólares que serán con las que cuenta la empresa el usuario debe de escoger una cuenta cada vez que se realiza un depósito:
Debe de llenar los campos solicitados como número de depósito y el monto, esto lo realizamos cada vez que incluimos un depósito:

Después se presiona el botón de incluir.
Cada vez que hagamos un depósito esté se mostrará en la parte inferior de la pantalla, en el caso de los recibos cancelados por medio de transferencia bancaria el sistema los muestra en esta lista automáticamente:

Si se cometiera un error a la hora de incluir el depósito este puede ser eliminado haciendo click derecho sobre el y escogiendo la opción eliminar, una vez llena la información se presiona el botón aplicar para guardar el cierre:

Nos mostrará una pantalla donde indica que el cierre fue incluido satisfactoriamente y consulta si se quiere imprimir el cierre:

Para una revisión posterior debemos de seleccionar el cierre deseado presionamos imprimir y ahí escogemos la opción de ver en pantalla:

Los cierres de caja se pueden anular siempre y cuando no estén contabilizados, para anular lo marcamos y se presiona el ícono de anular:

Para ver los cierres anulados nos vamos a la opción Estado escogemos la opción de inactivo solo lo podemos ver en pantalla y no en forma de reporte.
Por último el sistema tiene un bloqueo que no permite que dos usuarios estén trabajando en un cierre al mismo tiempo pero en caso de que sea necesario revisar el cierre desde otra computadora, se puede presionar el botón de activar esto hace que se habilite el usuario en uso y bloque al otro usuario en el momento.
PROYECTEC-CXC-Movimientos-Documentos
Menú => CXC => Movimientos => Documentos de CXC:

Vamos a crear Facturas y Notas de Débito también como ejecutar los pasos para estos mismos, todos los documentos de las cuentas por cobrar se incluyen y anulan ( únicamente con NC por ser tributarios ) desde la misma pantalla.
Ingresamos a documentos => Facturar y debemos rellenar los siguientes campos:
- Seleccionar el tipo de documento: Ya sea FA o FC.
- El número de factura es asignado automáticamente por el sistema.
- Cliente.
- Proyecto: podemos definir una actividad y una subactividad especifica a la que está relacionada la factura, pero no es indispensable y solo funciona para consultas posteriores.
- Y el tipo de factura.
- Por defecto el sistema sugiere la cuenta contable para el registro de ventas indicada en la configuración inicial, esta cuenta usualmente es la de ingenieros de proyectos.
- Centro de costo lo define el proyecto elegido, no obstante esto puede ser cambiado por el usuario.
- Fecha de la factura.
- Tipo de cambio sugerido.
- La moneda por defecto va a ser tomada la del cliente.
- Plazo de días que siempre ha sido sugerido al cargar el cliente en la lista, pero puede ser alterado por el usuario.
- Detalle: se colocan las observaciones que no aparecen impresas en la factura y nos funciona como referencia más adelante (obligatorio).
- Podemos definir una actividad y una sub actividad especifica a la que esta relacionada a la factura (NO obligatorio).
- La factura nos va a traer el saldo por cobrar del contrato, además esto nos funciona como referencia para saber si ya se ha cobrado algo previamente y que falta de cobrar del total.

Posteriormente el sistema abre una ventana que nos permite incluir el detalle de líneas de la factura cada una de estas con su respectivo monto vamos a ingresar lo siguiente:
- Unidad de medida de referencia.
- Descripción de la línea, es importante indicar que si deseamos dejar una línea impresa en la factura solo con texto sin necesidad de un monto, simplemente no digitamos ninguno de los montos o cantidades que la pantalla nos solicita.
- Cantidad.
- Precio unitario para la línea.
- Botón de calcular en cualquier momento.
Tenemos dos casillas informativas para presentar y calcular la información al final de la factura estas dos casillas son:
- Adelanto
- Garantía
Ambas funcionan como opciones al subtotal calculado.
- Se aplica el impuesto en el porcentaje digitado y queda el total final calculado.
Ejemplo: Podemos poner el total a cobrar y luego rebajar un 10% de adelanto y un 10% de Garantía, estas dos casillas aplican directo sobre el subtotal.
Una vez colocado toda la información en la factura presionamos el botón imprimir.
Lo primero que hace el sistema es solicitar el tipo de documento podemos elegir entre
- Sin tipo
- Original
- Contabilidad
- Archivo
Wikis relacionados:
PROYECTEC-CXC-Movimientos-Documentos-Facturar
Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción de Movimientos ==> Documentos.

Al entrar en la pantalla de "Documentos" debemos de presionar el botón "Facturar" ubicado al lado izquierdo en la barra de botones.

El proceso de facturación está dividido en dos etapas: a. Encabezado y b. Detalle.
a. Encabezado: aquí debo ingresar datos generales de la factura, como el cliente, número de proyecto (Actividad y subactividad (no obligatorias)) , tipo de factura, detalle general, Observaciones internas (no obligatorias) si es una factura de crédito o de contado, la moneda del cobro (dólares o local) y luego presionamos el botón "aceptar". Todavía en este punto la factura no completa el proceso de facturación electrónica y puede dejarse sin detalle N cantidad de días.

b. Detalle: Desde esta pantalla se cargan las líneas de detalle que conformaran la factura, como el tipo de Servicio (ya configurado previamente y ligado al código Cabys ) y demás datos relacionados directamente al detalle de cobro hacia el cliente ==> la cantidad, unidad de medida y precio unitario, al completar los datos presionamos el botón "aceptar" para guardar la información, cada factura puede tener N cantidad de líneas de detalle.

Todavía en este punto podemos modificar o eliminar datos de alguna de las líneas incluidas, solo haciendo un click sobre ella para marcarla y presionando el botón "modificar" o " eliminar" según lo requiera, inclusive podemos agregar nuevas líneas de detalle presionado el botón "incluir". Todos los botones están ubicados en la barra de botones en la parte superior de la pantalla.
Una vez incluidas todas las líneas y verificada la información del total que deseamos facturar debemos de presionar el botón "aceptar", ubicado en la parte inferior de la pantalla de detalle. Es hasta este momento cuando el sistema crea el XML, lo envía a validar a Tributación y posteriormente lo envía por correo al cliente, completando así el proceso de facturación electrónica y haciendo inmodificable la información de la factura.

PROYECTEC-CXC-Movimientos-Proformas
El proceso de proformas es idéntico al de facturación real.
Notas importantes del proceso:
- Una vez la proforma facturada no se puede modificar ni anular .
- Si se tiene permisos si podemos modificar o anular la misma en caso de ser necesario.
Menú => CXC => Movimientos => Proformas :

Una vez en está pantalla, presionamos agregar y cargamos los campos indicados en la pantalla:

Que serían cliente, proyecto, tipo de factura, detalle y presionamos aceptar. Los campos restantes en está pantalla si lo requerimos también lo podemos ingresar pero no son obligatorios.
Una vez que presionamos aceptar el sistema nos emerge la pantalla para agregar el detalle de la proforma. Que serían el servicio, tipo de factura, descripción, cantidad y precio unitario con estos campos cargados que serían los obligatorios presionamos aceptar:
Con esto se incluirá la línea en cuestión al presionar aceptar y el sistema nos emerge una ventana de confirmación:

Y nos dejará la ventana abierta para que se incluyan las líneas que se requieren en la proforma, cuando ya se tengan cargadas todas las líneas basta con presionar aceptar para guardar la proforma:

Cuando presionamos aceptar el sistema igualmente nos enviará una ventana de confirmación:

Cuando presionamos OK en el mensaje anterior ya la proforma quedará creada y podemos visualizarla en la pantalla principal:

PROYECTEC-CXC-Movimiento-Documentos-Desligar-Documentos
Para desligar documentos relacionados a una factura debemos ingresar al módulo CxC =>Movimientos => Documentos de CXC.
DERECHO: ELIMINA_REL
Posteriormente buscamos y seleccionamos la factura a la cual queremos desligar el documento relacionado. Damos doble click sobre esta, lo que nos abre una nueva pantalla, en la cual seleccionamos la pestaña de Documentos relacionados.
Posteriormente seleccionamos el documento que requerimos desligar dando click sobre este. Luego damos Click Derecho => Desligar.
Posteriormente se muestra un mensaje de confirmación para desligar, y en caso de proceder afirmativamente, el documento se desliga de la factura y el saldo de la misma es actualizado.
PROYECTEC-CXC-Reportes-Generador-de-reportes-DGTD
Para ingresar a dicha pantalla nos dirigimos al menú de CXC => Reportes => Generador de reportes:

Una vez acá el sistema nos abrirá la pantalla para generar dicho reporte, que es básicamente la descarga de los comprobantes electrónicos. Lo único es marcar cuáles documentos deseamos que nos muestre el reporte y en rango de fechas para el mismo.
Tenemos varios parámetros con los que si deseamos tener una descarga más exacta los podemos utilizar de lo contrario los dejamos sin definir.

Por último y una vez definidos los datos en pantalla presionamos el ícono de generar para que el sistema nos descargue dicho reporte.
PROYECTEC-CXC-Sistema-Configuración
Para este paso se deben configurar dos cuentas, una por cobrar y otra cuenta de ingreso esta cuenta va a hacer usada por defecto cada vez que se haga un cobro o un pago de cliente.
Menú => CXC => Sistema => Configuración

A continuación, explicaremos cada pestaña de dicho proceso:
Compañía:
Aquí vamos a incluir todos los datos de la compañía:
Contable:
Ahí es donde vamos a configurar las cuentas de los clientes, cada vez que vamos hacer un cobro o un pago se despliega la lista de las cuentas de nuestro cliente:
Correos:
En esta pantalla podemos configurar el correo al que deseamos que le llegue copia de todos los documentos emitidos por la compañía.
Impresión:
En estas cuatro líneas se debe colocar la información de la empresa la cual va a salir impresa en la factura. Al final aparece un cuadro desmarcado con la palabra proforma esta se puede utilizar en el caso que se quiera que aparezca la palabra proforma en vez de factura, al marcar el check de este cuadro.
Facturación Electrónica:
En esta opción debemos configurar toda la información electrónica correspondiente a la compañía en cuestión.
PROYECTEC-CXC-Sistema-Firma-Electrónica
Firma Electrónica:
Menú => CXC => Sistema => Firma Electrónica

En ella deberá de escoger una de las opciones que se le presentan, la que dice "Autenticador" le permitirá facturar con el método original en donde debe de firmar sus documentos utilizando el token, el autenticador y escogiendo el certificado correspondiente a su compañía, luego de marcar esta opción presione el botón "Aceptar".
Si escoge la opción "Firma" podrá facturar de forma automática y el sistema se encargará de firmar, enviar sus documentos a validar a Tributación y una vez validados se los enviará por correo a sus clientes todo en solo paso.

Si usted escogió la opción de "Firmar" debe de seguir los siguientes pasos:
- Cuando descargó la llave criptográfica (¿Cómo bajar llave criptográfica?), el sistema del ATV le pidió que digitára un PIN compuesto por 4 dígitos, es necesario que en el campo PIN de la pantalla digite esos mismo 4 dígitos.

- El siguiente paso es subir el archivo de la Llave Criptográfica y que debe de tener guardado en su computadora. Para hacerlo presione el botón "Seleccionar" , en la siguiente pantalla debe de presionar los botones "Add" y Seleccionar archivo" ubique su llave criptográfica y marquela haciendo doble clickc sobre ella, después presione el botón "OK".

Una vez cargada la lleve criptográfica presione el botón "Aceptar"

Saldrá en pantalla el siguiente mensaje "¡La llave criptográfica se ingresó correctamente, el proceso de instalación se acaba de ejecutar, puede tardar unos minutos en finalizar la instalación", esto significa que logró subir su certificado correctamente, pero el sistema debe realizar las validaciones respectivas para instalarlo, solo presione el botón "Aceptar" para continuar. En caso de que el PIN del certificado ingresado sea incorrecto, el sistema mostrará a la hora de Facturar la opción de volver a seleccionar dicho certificado.
Si por error usted subió un certificado incorrecto puede eliminarlo y volverlo a cargar, únicamente debe de ingresar desde el menú principal de CxC y escoger la opción Sistema ==> Firma Electrónica. Verá nuevamente la pantalla donde subió la llave criptografica original, únicamente presione el botón "Seleccionar" y siga con los pasos explicados anteriormente en este manual.

Los certificados sólo se pueden borrar si ya expiró, y sólo lo puede hacer soporte técnico. Derecho relacionado: MCERTI_EL
PROYECTEC-CXC-Sistema-Información-ATV
Menú => CXC => Sistema => Información ATV
En esta pantalla se debe de llenar los datos iniciales con los que se inscribió.
En los campos de Identificación y Contraseña debe de copiar y pegar los suministrados por la página del ATV y después presiona el botón "Aceptar" para guardar la información

PROYECTEC CXC
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