Contabilidad

Menú Principal de Contabilidad

CONTA-LOGO.png Menú Principal

Sistema: 

Mantenimientos: 

Movimientos:  

Razones financieras:

Reportes:

Sitema

Sitema

Contabilidad Sistema Configuración

Para ingresar a estas opciones, nos dirigimos al Menú => Contabilidad => Configuración => Opciones (Contabilidad):

opciones conta.png

Esta pantalla permite al usuario definir los campos opcionales para los responsables de presentar balances y estados de resultados: 

 opciones conta firmas.png

También se puede configurar el mes del inicio fiscal, esta casilla es de mayor importancia para el sistema debido a que este mes es utilizado en digitar asientos y al generar asientos automáticos desde auxiliares. Por ejemplo: el período fiscal inicia en Octubre, entonces se digita el mes de arranque, ahora cuando veamos el mes 01 en cualquiera de las pantallas este dato va a corresponder a Octubre y no a Enero como se pudiera suponer de forma errónea.

período fiscal conta.png

 

Para guardar la información simplemente le damos "aceptar":

aceptar final configuración conta.png

En los módulos WEB es posible definir períodos fiscales extendidos y variables por año. Los cambios se detallan a continuación:

Ahora puede definir múltiples períodos fiscales con rangos distintos.

  1. Puede elegir períodos extraordinarios de 15 meses que inician en el mes 1.
  2. Puede elegir períodos del mes 10 con una extensión de 12 meses.
  3. De esta forma el sistema va a poder determinar cual mes es el correcto en períodos anteriores.
  4. Existen múltiples validaciones para evitar que el usuario defina datos incorrectos no obstante al final es responsabilidad del contador definirlos.
  5. No puede elegir mas de 1 período de 15 meses.
  6. No puede elegir períodos consecutivos que inicien en meses distintos si estos tienen 12 meses.
  7. Por defecto al actualizar el sistema se configurarán 3 períodos. 

incluir período conta.png

 

Mantenimientos

Mantenimientos

Contabilidad Mantenimientos Tipo de cambio mensual

Los tipos de cambio mensual sirven como referencia para poder generar reportes en dólares aun cuando la contabilidad esté en moneda local. 

Si tenemos una contabilidad en colones pero queremos visualizar un estado de resultado en dólares, podemos entonces cargar el tipo de cambio de referencia que será utilizado para generar reportes.

 

Para accesar a dicho proceso, debemos dirigirnos al Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Tipo de cambio mensual:

TC mensual conta.png

 

Para incluir un tipo de cambio mensual, presionamos agregar y en dicha pantalla debemos definir el mes fiscal, Venta, Compra y aceptar para guardar el cambio final: 

 

incluir TC mensual.png

 

Mantenimientos

Contabilidad Mantenimiento Tipo de cambio diario

En dicha pantalla,al ingresar podemos ver el tipo de cambio del día y de los días atrás, podemos ver que usuario  ingreso el tipo de cambio, a que hora, entre otros.

Para esto accedemos al Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Tipo de cambio diario:

 

TC diario.png

Si se requiere ingresar algún tipo de cambio o que no se guardó al iniciar sección presionamos "Agregar",llenamos los campos requeridos y  luego "Aceptar" para guardar el cambio: 

 agregar TC diario.png

Mantenimientos

CRONUS-WEB-Contabilidad-Mantenimientos-Bancos

Notas importantes del proceso: 

En esta pantalla debemos incluir todos los bancos que tienen disponibles en la compañía. Para esto ingresamos a Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Bancos:

Screenshot_1001.png

Posteriormente, presionamos "Agregar" para cargar los campos requeridos y presionar "Aceptar" para guardar los cambios: 

Screenshot_1002.png

Mantenimientos

Contabilidad Mantenimientos Tipos de comprobantes

Los tipos de comprobantes se utilizan para catalogar los asientos contables estos tipos se amarran a cada asiento creado y luego permite buscar el asiento y clasificarlos.

 

Para acceder a dicha pantalla, ingresamos al Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Tipos de comprobantes:

conta tipos de comprobantes.png

Si se quiere incluir el tipo de comprobante nuevo, se presiona el botón "agregar".Ejemplo: PR (PRUEBAS): 

 

agregar tipos de comprobantes conta.png

confirmación tipos de comprobantes.png

 

Luego de incluirlo el sistema refrescará automáticamente y podemos ver el tipo de comprobante nuevo, si desea cambiar un tipo de comprobante, hacemos un doble click sobre èl o presionamos el botón de "Modificar", solo se podrá cambiar la descripción, presionamos el botón de "Aceptar" para guardar los cambios.Es importante mencionar que este tipo, es el mismo proceso se lleva a cabo en cualquier pantalla, ya que todos comparten el mismo esquema de botones.

Mantenimientos

EOS Contabilidad Mantenimiento Catálogo Contable

Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Catálogo Contable 

Screenshot_1054.png

Es importante que el catálogo contable está compuesto de seis niveles de tres dígitos cada uno, de manera muy sencillas se pueden visualizar los niveles de una cuenta y al mismo tiempo determinar cuales reciben movimientos y cuáles no.

Las azules son cuentas que reciben movimientos y las blancas son cuentas mayores.

Screenshot_1055.png

Incluir una cuenta contable y la vamos a incluir debajo de las cuentas de efectivo y caja chica: 

  1. Agregar.
  2. Agregar la nueva cuenta.
  3. El nombre de cómo la vamos a llamar.
  4. Nombre / Inglés (Se llena automático).
  5. Abreviado (Se llena automático).
  6. Tipo de cuenta (Se llena automático).
  7. Si revise movimientos o no, si marcamos la opción "si" inmediatamente la bloquea para tener niveles inferiores.
  8. Aceptar.

Screenshot_1056.png

La pantalla principal del catälogo contable separan las cuentas según su tipo, como se en la parte superior.

Screenshot_1057.png

Si se desea se puede exportar esta lista a un formato XLS Opciones => importar/exportar => exportar catálogo XLS.

Screenshot_1058.png

Si desea exportar e importar un catálogo desde excel siempre y cuando se mantenga la estructura que el sistema necesita, si tiene dudas de la estructura, incluyen al menos una cuenta, exporte el catálogo y luego sigue la secuencia de columnas que les son presentadas.

Screenshot_1059.png

Copiar catálogo contable: Permite copiar el catálogo contable de otras compañías, el catálogo solo operan las cuentas nuevas y no reemplazaran las que ya están incluidas, esto es esencial cuando se tienen múltiples compañías y se desea mantener un catálogo estándar para todos.

Screenshot_1060.png

 

Screenshot_1061.png

 

Mantenimientos

EOS Contabilidad Mantenimiento Centros de Costos

Menú => Contabilidad => Mantenimientos => Centros de costos:

Screenshot_1062.png

Es importante comprender la función de los centros de costos, nos permite trabajar con cuentas de ingresos y gastos únicamente, sirven para clasificar los departamentos o proyectos de la empresa.

Supongamos que la empresa tiene 10 departamentos y todos tienen gastos de papelería, en lugar de crear 10 cuentas contables que digan gastos de papelería departamento 1, departamento 2, o departamento 3, lo que hacemos es crear un centro de costo para cada uno de ellos, esto también funciona muy bien con proyectos.

Cada centro de costo se refiere a una división dentro de la compañía y la cuenta de gastos o la cuenta de ingresos siempre es la misma.

  1. Agregar.
  2. Código.
  3. Descripción. 
  4. Estado.
  5. Aceptar.

Screenshot_1063.png

Es posible eliminar un centro de costo siempre y cuando este no haya sido utilizado en sistemas auxiliares, esto para poder mantener la integridad de la información.

Screenshot_1064.png

Movimientos

Movimientos

EOS Contabilidad Movimientos Asientos contables

Menú => Contabilidad =>  Movimientos => Asientos contables:

Screenshot_1065.png

Es importante indicar que en esta lista caen todos los asientos que se han digitado por todos los usuarios, estos asientos pueden estar generados directamente desde contabilidad, importador por el Excel o generado por asientos auxiliares, para comprender bien el proceso del sistema debemos saber que los asientos tienen cuatro estados distintos.

Screenshot_1066.png

Screenshot_1067.png

Screenshot_1068.png

  1. Agregar.
  2. Fecha: es la fecha real del asiento y no corresponde al periodo fiscal, especificarla se puede usar el botón del calendario, o digitar la fecha en formato día, mes, año.
  3. Mes fiscal: el sistema nos sugiere el mes fiscal como referencia aún así este mes puede ser alterado por el usuario, siempre y cuando no corresponda a un mes fiscal ya cerrado.
  4. Descripción: necesitamos una descripción global del asiento, escribir un resumen "cuentas por cobrar".
  5. Tipo de asiento: se pueden hacer dos cosas, 1. Podemos buscar el tipo de asiento haciendo doble click en el botón tipo una vez localizado el tipo de asiento que ocupamos simplemente le hacemos doble click para elegirlo o presionar el botón "Aceptar". 2. Podemos digitar en la casilla el código que le corresponde, pero esto implica que nos tenemos que saber los códigos.

El asiento tiene una fecha y un mes fiscal pero puede contener en la línea de detalles referenciando la cantidad de documentos que queremos.

Screenshot_1069.png

Cuando ya está completado el encabezado, vamos a pasar a incluir la cuenta que detalla el asiento.

  1. Agregar: esto nos abre otra pestaña llamada detalle de cuentas contables por asiento. 
  2. C.Conta: Buscar la cuenta por cobrar que vamos a ocupar para elegirla le damos doble click.
  3. Fecha: no necesariamente va a coincidir con la fecha del asiento y es una referencia para este documento específicamente.
  4. Tipo: escoger el tipo de combo para clasificar esa factura.
  5. Documento: se digita el numero de documento.
  6. Detalle: se le agrega lo que el cliente desea.
  7. Se tiene que aumentar la cuenta por cobrar, se va a digitar el débito a un monto.
  8. Aceptar.

Screenshot_1070.png

 

La pantalla queda lista para volver a digitar las líneas se va a digitar el impuesto buscamos la cuenta filtramos por descripción y elegimos haciendo doble click sobre ella una vez llenos los campos presionamos "Aceptar", por ultimo y para cuadrar el asiento llenamos los ingresos ejecutamos los mismos pasas.

Algo importante de mencionar la cuenta de ingresos debe de llevar un centro  de costo que debemos de referenciar y por regla contable solo las cuenta de ingresos  y gastos pueden llevarla.

Wikis relacionados:

Movimientos

EOS-Contabilidad-Movimientos-Mayorizar

Menú => Contabilidad => Movimientos => Mayorizar 

Screenshot_1071.png

Tenemos dos tipos para mayorizar el que es en firme afecta los asientos y se le cambia el estado, el de preliminares funciona para es ver como va a quedar el mes sin afectar datos reales.

Para crear una mayorización presionamos agregar y seleccionamos la opción 1 o 2.

Screenshot_1072.png

Screenshot_1073.png

Empecemos con la opción 1 mayorizar en firme presionamos aceptar y nos indica el siguiente mensaje que la mayorización fue creada satisfactoriamente.

Screenshot_1074.png

 

Revisamos en la pantalla principal y ahí vemos la mayorización realizada nos indica la fecha, la hora, el mes fiscal  y el responsable.

Screenshot_1075.png

Se debemos eliminar la mayorización marcamos y presionamos el botón de "Reversar".

Screenshot_1076.png


 

Movimientos

EOS Contabilidad Movimientos Cierre

Menú => Contabilidad => Movimientos => Cierres 

Screenshot_1078.png

Aquí vamos a realizar el cierre del mes, el proceso de cierre acumula el saldo inicial mas ( + ), los débitos menos ( - ) los créditos del mes anterior y crea el saldo inicial del mes siguiente.

Es de suma importancia que el sistema no va a permitir la mayorización del cierre en desorden, eso significa que si no cerramos el mes 5 por ejemplo no podemos cerrarlo y así sucesivamente, en la mayorizacion preliminar si se pueden llevar acabo los procesos.

El proceso del cierre tiene un proceso muy parecido al de mayorizar, presionamos el botón de "Agregar" si hay un mes para realizar el cierre y presiona "Aceptar".

Screenshot_1079.png

Luego de aceptar, el sistema indica con un mensaje que el cierre se efectuó satisfactoriamente.

Screenshot_1081.png

El cierre lo podemos ver en la pantalla principal.

Screenshot_1080.png

En este módulo también podemos reversar el cierre con el botón de "Reversar".

Screenshot_1082.png}

El sistema envía mensaje si queremos realizar la reversión.

Screenshot_1084.png

Presionamos que si y el cierre queda reversado.

Screenshot_1083.png

Ahí nos sale la siguiente pantalla de los libros digitales presionamos generar.

Razones Financieras

Razones Financieras

EOS Contabilidad Razones Financieras

Menú => Contabilidad => Movimientos  => Razones financieras => Razones financieras 

Screenshot_1101.png

 

Notas importantes del proceso: 

  1. Copiar.
  2. Exportar a EXCEL.

 Para incluir la razón financiera presionamos el ícono de "Agregar" , en esta pantalla debemos definir el detalle de la misma:

  1. Código.
  2. Descripción.
  3. Observaciones.
  4. Aceptar.

Screenshot_1102.png

Con esto se mostrará en la pantalla principal, para visualizar y/o modificar dicha razón, para ir agregando datos nos ubicamos sobre la línea deseada y presionamos el botón de "modificar".

Screenshot_1103.png

 Con esto el sistema nos abrirá la pantalla para agregar la cantidad de líneas que conformarán la razón. Como se muestra en las imágenes para ello debemos presionar "Agregar " y ahí digitar la cantidad de líneas que deseamos que la conformen y aceptar para guardar los cambios.

Screenshot_1104.png

 Ya con esto concluido, el siguiente paso sería agregar la descripción de la línea. Para ello debemos presionar el ícono indicado  en la imagen y ahí escribir el nombre de la misma y aceptar para guardar los cambios.

Screenshot_1106.png

Posteriormente, sería agregar la razón y fórmula. Se ingresa al ícono del bombillo como muestra en la imagen y ahí elegimos la fórmula deseada, la marcamos y presionamos "Aceptar" ( ya previamente incluidas ) o podemos agregarla desde esa misma pantalla ( para seguir el proceso de inclusión de fórmulas, haga click aquí ) .

Screenshot_1107.png

Una vez que agregamos la fórmula de dicha línea, se presiona el ícono de "Guardar" para validar los cambios realizados. 

Screenshot_1109.png

Ya con estos pasos quedará agregada la razón financiera en sistema para ser utilizada. 

Razones Financieras

¿Cómo usar el Proceso de períodos en razones financieras en Cronus ERP?

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso : 

La pantalla de períodos se encuentra en :

Para proceder con la primer configuración del proceso, debemos ingresar a Menú => Contabilidad => Razones financieras => Presupuestos => Períodos: 

Screenshot_1.png


Período: Debe de indicar al sistema el año para el presupuesto que desea registrar, de forma automática creará un apartado para cada uno de los meses del año. Para hacerlo presione el botón "Agregar" y defina el año, luego presione el botón "Aceptar".

Screenshot_2.png

Una vez que presionemos aceptar en la pantalla anterior, el sistema nos creará en la pantalla principal el detalle por cada línea de los meses del año digitado. Lo único es presionar OK para confirmar al sistema el proceso: 

Screenshot_3.png

Desde esta misma pantalla es necesario definir los permisos a usuarios para poder trabajar con el presupuesto. Para hacerlo presione el botón Centro de costo: 

Screenshot_4.png

La pantalla está dividida en dos, en la parte superior verá la lista de usuarios y en la parte inferior los Centros de Costos y el Catálogo Contable, esto se debe de realizar por usuario. Haga un click sobre el usuario para marcarlo y luego en la parte inferior de la pantalla defina las cuentas a las que el usuario va a tener derecho para trabajar. Si la casilla al lado izquierdo del nombre está marcada el usuario puede trabajar con esa cuenta en el presupuesto, si no está marcada no va a poder trabajar en el presupuesto con esa cuenta: 

Screenshot_5.png

Los permisos en dicha pantalla son inmediatos, por lo que al terminar de dar los mismos a los usuarios, solo debe de salir de la pantalla presionando la "X" ubicada en la parte superior derecha o con el ícono de cerrar: 

Screenshot_6.png

Razones Financieras

¿Cómo usar el Proceso de montos para razones financieras en Cronus ERP?

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso : 

La pantalla de montos se encuentra en :

Para proceder, debemos ingresar a Menú => Contabilidad => Razones financieras => Presupuestos => Montos: 

Screenshot_1.png

 

Monto: Desde esta pantalla debe de incluir el presupuesto a cada mes del período elegido a cada una de las cuentas de Ingresos y Gastos del catálogo contable. Para incluir el presupuesto solo haga doble click o modificar para cada mes e ingrese el monto y las observaciones indicando la composición, esto para cada una de las cuentas contables.

Screenshot_2.png

Si todos los meses van a contar con el mismo monto asignado, puede presionar el botón verde, ubicado al lado derecho de las "Observaciones" y el sistema copiará el monto y las Observaciones para los meses posteriores al que está copiando.

Screenshot_3.png

Otra característica interesante es el botón "Histórico", al entrar ahí el sistema le mostrará los rubros de los presupuestos de años anteriores como referencia.

Screenshot_4.png

Al terminar de ingresar los datos del presupuesto para esa cuenta contable presione el botón "Guardar" ubicado arriba a la izquierda: 

Screenshot_5.png

El sistema cuenta con un Importador de Excel, presione el botón "Excel" en la barra de botones y escoja la opción "Plantilla", debe de trabajar bajo los parámetros del ejemplo. Una vez completado el archivo lo puede subir presionado nuevamente el botón "Excel" y escogiendo la opción "Cargar": 

Screenshot_6.png

Razones Financieras

¿Cómo usar el Proceso de razones financieras en Cronus ERP?

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso : 

Por medio de este manual, podremos visualizar la configuración respectiva para las categorías de presupuesto,Dashboard y razones financieras. 

Screenshot_1.png

En esta, debemos ingresar todas las categorías que requerimos tener en nuestro proceso de presupuestos. Para esto se debe presionar Agregar y llenar los campos requeridos en la pantalla, para guardar los cambios presionar ACEPTAR:  

Screenshot_2.png

 

Screenshot_3.png

Screenshot_4.png

El primer campo que debe de definir es el periodo a comparar, despliegue el combo de opciones y escoja uno haciendo click sobre él: 

Screenshot_5.png

Además puede filtrar por centro de costo y definir las columnas a comparar, únicamente debe de marcar con un check las elegidas. Por último presione el botón "Aceptar": 

Screenshot_6.png


Ahora podrá ver en pantalla la comparación entre el presupuesto VS los datos reales y la diferencia entre ellos. Los datos son por montos y porcentajes: 

Screenshot_7.png

Una vez que tiene la información en pantalla, puede exportarla a Excel para una revisión más detallada,  presionando el botón "Exportar".


Screenshot_8.png

 

Screenshot_10.png

Una vez acá, se debe presionar agregar, el sistema mostrará una pantalla para cargar el detalle posteriormente presionar agregar en la misma pantalla para incluir las líneas y fórmulas respectivas por cada una de estas. Lo primero es una vez agregada la línea, presionamos fórmula y el sistema mostrará la pantalla para seleccionar la que deseamos incluir en la misma, una vez seleccionada solamente se debe presionar aceptar: 

Screenshot_11.png

Por último, solamente debemos presionar aceptar para hacer el cambio final: 

Screenshot_12.png

Reportes

Reportes

EOS-Contabilidad-Reportes-Reportes de contabilidad

Contabilidad => Reportes => Generador de Reportes (Contabilidad ) : 

Screenshot_1092.png

Al ingresar en la pantalla se nos presenta la lista de reportes que hay en contabilidad.

Screenshot_1093.png

Para realizar un reporte se debe ingresar la información cómo el rango de fechas (Desde - Hasta ), la cuenta contable con la que deseamos generar el reporte , mayorización: 

Screenshot_1094.png

Una vez que tengamos seleccionado el reporte que necesitamos y los parámetros del mismo, presionamos "generar": 

Screenshot_1095.png

Wikis relacionados:

Reportes

EOS-Contabilidad-Reportes-Consolidado de documentos

Menú => Contabilidad => Reportes => Consolidado de documentos 

Screenshot_1096.png


El menú "Consolidado de Documentos" nos permite ver los documentos electrónicos aceptados por la DGTD de las compañías a las que tengamos derecho.
También verá reflejado los documentos si tengo el indicador de compañía contable marcado.


Los documentos incluidos son:

Se puede acceder por medio del módulo Contabilidad ==> Consolidado de documentos o por medio del módulo CXC ==> Consolidado de documentos.

Screenshot_1097.png

Existen diferentes maneras de apreciar el consolidado, gracias a los formatos que tiene:


Los diferentes orígenes son: CXC (Proviene del módulo de Cuentas por cobrar), CXP_IMP (Proviene de Importador XML de Cuentas por pagar) y FEC (Factura electrónica de compra de Cuentas por pagar)

Screenshot_1098.png

El formato resumido y la funcionalidad reportes, solo funciona por medio de una licencia, para ello debemos contactar a servicio al cliente de CRONUSErp, preguntando por estas funcionalidades.


Botón [ reportes ]

Screenshot_796.png


Screenshot_797.png