CXP

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Configuración:

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Configuración

Configuración

WEB - CXP - CONFIGURACION - OPCIONES (CXP)


Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Para ingresar a las Opciones Generales, debemos de seguir la siguiente ruta: 

CXP => Configuración => Opciones Generales (CXP) : 

embedded-image-tlqajk4w.png

 

Una vez ingresa a esta pantalla, podrá ver las distintas pestañas con configuraciones especiales a realizar según las características de su empresa; Generales, Indicadores, Contabilidad, Cuentas sugeridas,Recepción de comprobantes,Otros. A continuación podrá ver una explicación en relación a las funciones de cada una de estas pestañas: 


Mantenimientos

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - CONSOLIDADO - CONSOLIDADO PARA COMPRAS

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:


Notas para tomar en cuenta: 

Menú => CXP => Mantenimiento => Consolidado => Consolidado para Compras.

Screenshot_1690.png

Al ingresar al proceso, se muestra la pantalla donde puede definir los parámetros que se utilizarán para cargar los productos.

Los filtros disponibles son:

Screenshot_1691.png

Al presionar " Aplicar "nos abre una pantalla con la siguiente información del producto.

Screenshot_1694.pngScreenshot_1695.png 

En la pantalla también se encuentran las siguientes opciones:

Screenshot_1692.png

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - IMPORTACIONES - NAVIERAS

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Para el mantenimiento a Navieras debemos ingresar al sistema WEB. 

Puntos importantes a tomar en cuenta para el proceso: 

Una vez acá nos dirigimos a CXP = > Mantenimientos = > Importaciones = > Navieras: 

image.png

Y en está pantalla solo debemos presionar "Agregar" para ir alimentando los datos que necesitamos: 

image.png

Una vez que presionamos "aceptar" para guardar la naviera incluida, el sistema nos permite seguir incluyendo en caso de requerir más o de lo contrario le damos salir a la pantalla y esto nos llevará nuevamente a la pantalla principal, donde podremos visualizar todas las navieras cargadas en la base de datos: 

BORRADORES (8).png


Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - IMPORTACIONES - PAÍSES

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Consideraciones Generales

Para el mantenimiento a Países debemos ingresar al sistema WEB. 

Una vez acá nos dirigimos a CXP = > Importaciones = > Países: 

image.png

Funciones Disponibles

En la pantalla de consulta de Países únicamente se encuentran habilitadas las siguientes herramientas de la barra superior:

  1. Refrescar: Actualiza la vista de la lista de países cargados en pantalla.
  2. Utilitarios -> Exportar: Permite descargar el catálogo completo de países a un archivo local (Excel/CSV) para análisis o reportes externos.
  3. Restablecer: Reinicia los filtros o vistas aplicadas en la tabla a su estado original.

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Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - IMPORTACIONES - INCOTERMS

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

“MINCOTERM”: Incoterms

Para ingresar a dicha opción ingresamos a CXP => Importaciones => Incoterms: 

image.png

 


Una vez acá, podremos visualizar los que tenemos disponibles también si deseamos cargar o refrescar la lista podemos presionar en Utilidades: 

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Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - IMPORTACIONES - PARTIDAS ARANCELARIAS

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Para ingresar a esta opción, Menú => CXP => Mantenimientos => Importaciones => Partidas Arancelarias: 

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En esta pantalla debemos ingresar o darle mantenimiento a las distintas partidas arancelarias que requerimos para el uso de las importaciones sobre todo en nuestro sistema, donde debemos definir dicho proceso para los productos.

 Una vez en esta, presionamos "Agregar" las que requerimos o "Modificar" para realizar algún cambio. Finalmente, presionamos "Aceptar" para validar los cambios: 

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Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - ORDEN DE COMPRA - APROBACIONES POR RANGO

Requisitos de Seguridad

Opciones Generales

Configuración

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - ORDEN DE COMPRA - TIPOS DE ORDEN DE COMPRA

Derecho asociado:

Los tipos de Orden de Compra son claves para poder evitar confusión en la configuración debido a que estos permiten habilitar e inhabilitar campos al momento de incluir una nueva, y adicionalmente definen si hay valores marcados por defecto o si son opción al usuario.

Para ingresar a dicha opción, sería en CXP=>Mantenimientos=>Orden de compra=>Tipos de orden de compra: 

image.png

Una vez acá, solamente presionamos agregar y rellenamos los campos obligatorios solicitados por sistema:

image.png

image.png


Los valores por defecto dependen de la combinación de la configuración del Tipo de la Orden de compra y el Proveedor, para que un valor aparezca marcado por defecto el proveedor lo debe tener marcado también. Si un proveedor no tiene estos valores definidos, aunque el tipo de Orden de Compra los tenga disponibles estos van a aparecer invisibles.

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - PROVEEDORES - TIPO DE ADJUNTO

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - PROVEEDORES - CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Para ingresar a dicha pantalla, debemos acceder a CXP = > Proveedores = > Clasificación de proveedores: 

image.png


Posteriormente, bastará con presionar agregar y cargar la información requerida: 

image.png

image.png

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - PROVEEDORES - GRUPO DE PROVEEDORES

Derecho relacionado: upo-de-Proveedores

Este nuevo proceso nos va a ser útil, en caso de que deseemos crear grupos de proveedores con condiciones distintas al momento de aceptar los XML en nuestro sistema.

Notas importantes en el proceso: 

Para este proceso, necesitamos ingresar a CXP WEB, una vez en dicha pantalla nos dirigimos a CXP = > Mantenimiento = > Proveedores = > Grupo de proveedores:

Screenshot_1.png

Al ingresar  el sistema nos abrirá una pestaña para ir agregando los grupos que requerimos. Para esto basta con presionar agregar y cargar la información requerida para dicho grupo y presionar aceptar para guardar los cambios: 

Screenshot_2.png

Screenshot_3.png

Posteriormente a la creación del grupo, tendremos la opción de clasificar que proveedores deseamos que ingresen en dicho grupo, para esto seleccionamos el grupo y presionamos Opciones = > Clasificación de proveedores: 

Screenshot_4.png

Aquí podemos seleccionar qué proveedores queremos marcar para ser tomados al importar los XML de los mismos con las condiciones ya previamente configuradas al grupo: 

Screenshot_5.png

Cuando ya tenemos seleccionados los proveedores que deseamos agregar al grupo, nos dirigimos al final de la pantalla y presionamos "Guardar ": 

Screenshot_6.png

Por último podemos visualizar en la pantalla principal los grupos creados y la cantidad de proveedores asignados a estos: 

Screenshot_7.png

Aceptación Automática de Documentos Electrónicos (XML)

 ¿De qué se trata esta nueva función?

1.Esta herramienta permite que el sistema procese y acepte de forma automática las facturas electrónicas (XML) que llegan por correo, sin que tenga que hacerlo manualmente una por una.

El sistema leerá la cédula del proveedor, verificará si tiene permiso para aceptación automática y solo aprobará el documento si el monto no supera un límite máximo que también debe ser definido previamente. 

image.png

2. Consideraciones Importantes (Antes de empezar):

3. ¿Cómo configurarlo paso a paso?

Primero debemos indicarle al sistema que grupos de proveedores tienen este beneficio.

Ruta en el sistema: CXP / Mantenimientos / Proveedores / Grupo de proveedores

  1. Ingrese a la pantalla de Grupo de proveedores.
  2. Seleccione o cree el grupo de proveedores al que desea aplicar esta regla.
  3. Busca y marca la nueva casilla llamada Aceptación automática. ( detallado en la imagen anterior ) . 
  4. Al activar, se habilitará un campo llamado Monto máximo. Debe escribir ahí el límite de dinero permitido. (Por ejemplo, si pone 100,000, cualquier factura de este grupo que sea de 100,001 en adelante no se aceptará sola).
  5. Guarda los cambios. ¡Listo! La configuración está terminada.

4. ¿Cómo funciona en el día a día?

No tiene que hacer nada extra. El sistema hace el siguiente trabajo:

  1. Lee los correos electrónicos recibidos y extrae el archivo XML.
  2. Identifica la cédula del emisor dentro del XML para saber quién es el proveedor.
  3. Revisa si ese proveedor pertenece a un grupo con la "Aceptación automática" activada.
  4. Si cumple los requisitos y el monto es menor o igual al máximo configurado, procesa y acepta el documento inmediatamente.

5. ¿Qué pasa si un documento NO se acepta automáticamente?

Habrá casos en los que el sistema, por su seguridad, detendrá el proceso automático y enviará el documento a una "bandeja de espera" temporal.

Ruta de revisión: CXP / Movimientos / XML / Importador de XML

Los documentos caerán en esta pantalla para revisar y procesar manualmente si ocurre alguna de estas situaciones:

 De esta manera, nunca perderá un documento; si el sistema no lo hace solo,  lo dejará en la pantalla de Importador de XML para que pueda revisar el documento y ser procesado.

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - PROVEEDORES - GRUPO DE APROBACIÓN

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso : 

Wikis relacionados:

La pantalla de Grupos de Aprobación se encuentra en :


Uso de la Pantalla: Grupos de Aprobación

Una vez llenamos los datos solicitados, presionamos la opción de Aceptar,  esto generará el grupo ya listo para ser configurado en cada proveedor.


Modificar: Al presionar esta opción, se desplegarán distintas funciones disponibles para la pantalla. Desde aquí podemos asignar, para cada grupo, los usuarios correspondientes y especificar el rol o función que desempeña cada uno.

Una vez que el usuario ha sido incluido, podremos utilizar las opciones de esta pantalla para Modificar sus funciones, Eliminarlo de la lista o Refrescar la vista. Además, mediante la opción de “Utilitarios”, podremos exportar un listado con todos los usuarios incluidos en esta lista.

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Mantenimientos

Aprobación de documentos CXP

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad asociados al proceso : 

Wikis relacionados:

El proceso se compone de tres etapas: mantenimiento de proveedores, documentos de CXP y pagos a proveedores :

Menus.png


Uso de Proceso: Aprobación de Pagos a Proveedores

Asignar grupo a proveedor : Una vez tenemos un grupo de aprobación creado podemos ligarlo a un proveedor desde el mantenimiento a proveedores.

Asignar proveedor.png

Cuando un proveedor tiene asignado un grupo de aprobación, los pagos asociados a sus facturas no podrán realizarse hasta que dichas facturas hayan sido aprobadas.

Aprobar o desaprobar facturas de proveedores :Desde Documentos (CXP) se pueden aprobar o desaprobar las facturas de aquellos proveedores que lo requieran. Posterior a la aprobación de una factura se le enviará un correo a las personas del grupo que tengan habilitada la opción de enviar correos. 

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Pagos a proveedores : Una vez completados los procesos anteriores, se pueden realizar los pagos habituales a proveedores. Si se intenta vincular un pago a una factura NO aprobada, el sistema mostrará un mensaje de error indicando que la factura debe ser aprobada antes de continuar.

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Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - PROVEEDORES - PROVEEDORES

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Los proveedores van a hacer utilizados en diferentes procesos del sistema y son obligatorios para órdenes de compra, facturas y subcontratos. 


Para ingresar a dicha configuración nos dirigimos al Menú => CXP => Mantenimientos => Proveedores => Proveedores: 

Screenshot_1.png

Ingresamos a la pantalla de proveedores, en está podremos ver la lista en orden alfabético y las distintas cejillas donde viene las letras del abecedario para que sea más rápida la búsqueda del proveedor:

Screenshot_2.png

¿Cómo incluir un proveedor?

Presionamos el botón de "Agregar" y rellenamos la información solicitada las casillas en negrita son obligatorias. La de "días plazo" es importante agregarlo ya que define el plazo que tengamos para pagarle a nuestro proveedor y también para la reportería. 

Screenshot_3.png

En la cejilla de otros podemos ingresar la información de la forma de pago como crédito, moneda, plazo :

Screenshot_4.png

En cuentas contables debemos configurar las cuentas necesarias, tipo de factura ( Esto solamente en caso de que el proveedor que estamos incluyendo deseemos que use cuentas distintas a las configuradas en las opciones generales de CXP ). 

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - CAJA CHICA - TIPO DE GASTO

Para este proceso, se debe ingresar a CXP = > Mantenimientos = > Caja chica = > Tipo de Gasto : 

caja chica tipo de gasto.png

Tenemos en el menú de la pantalla principal las opciones de agregar, modificar, eliminar, refrescar y cerrar 

menu caja chica.png

 

Una vez acá presionamos agregar para ir cargando los tipos de gastos que necesitemos, solamente llenamos los campos requeridos y aceptar para guardar los cambios:  

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Una vez cargados los podremos ir visualizando en la pantalla principal: 

pantala caja chica.png

Estos tipos de gastos posteriormente son los que van a ser usados en la creación de los documentos de caja chica. 

Mantenimientos

WEB - CXP - MANTENIMIENTOS - DOCUMENTOS - PRORRATEO POR CENTRO DE COSTO

Derecho para acceder "MCXPPRORRAT".

Web => CXP=> Mantenimientos  => Documentos => Prorrateo de centro de costo

porreteo.png

 

Ingresar a Prorrateo por Centro de Costo

Al ingresar a la opción Prorrateo por Centro de Costo, se muestra la pantalla principal, donde se pueden consultar y administrar los registros de prorrateo configurados en el sistema.

2. Agregar un nuevo prorrateo

Para crear un nuevo registro, presione el botón Agregar. Se abrirá la ventana Agregar / Prorrateo por Centro de Costo, donde deberá completar la información solicitada.

agregra prorreteo.png

Información general

Centros de costo

centros de costo.png

En esta sección se muestran los centros de costo disponibles para realizar la distribución de los porcentajes.

Para distribuir los porcentajes, el sistema indica que debe realizar doble clic sobre cada centro de costo.

La tabla presenta las siguientes columnas:

El procedimiento es el siguiente:

  1. Presione Refrescar para actualizar la información de los centros de costo disponibles.
  2. Ubique el centro de costo al que desea asignar un porcentaje.
  3. Realice doble clic sobre el centro de costo correspondiente.
  4. Distribuya los porcentajes entre los centros de costo que desea incluir en el prorrateo.
  5. Verifique que la distribución de los porcentajes sea la requerida.

 doble clicl porrateo.png

Screenshot_1756.png

Movimientos

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - SOLICITUDES - SOLICITUD DE NOTA DE CRÉDITO

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Este proceso será el encargado de generar una solicitud de nota de crédito a los proveedores, además tendremos las opciones de Aprobar, Aplicar, Rechazar y Anular una solicitud, para un mejor entendimiento o solución de problemas encontrados, se presenta la siguiente guía:

Menú => CXP => Movimientos => Solicitud de nota de crédito 

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Una vez dentro de la pantalla tendremos las siguiente opciones:

BORRADORES (9).png

En la pantalla encontraremos la opción de Crear Solicitud, Anular, Modificar, Imprimir y Refrescar. Si presionamos click derecho o bien el botón de opciones encontraremos los íconos de Aprobar, Aplicar, Rechazar, Anular solicitudes.

Crear solicitud: Con esta opción podremos crear la solicitud de nota de crédito a nuestro proveedor:

screenshot-431.png

 

En dicha pantalla se debe seleccionar el tipo de nota de crédito, moneda, proveedor, centro de costo e ingresar un detalle. En caso de seleccionar el tipo de nota de crédito "OT-Otros", debemos de ingresar el subtotal e impuesto, pero si seleccionamos el tipo "DE-Devolución" se nos habilitará el tab de detalle en donde visualizaremos las siguientes opciones:

Screenshot_432.png

Como pueden ver, en el detalle tendremos las opciones para filtrar por Código del producto, Descripción, o número de factura, para poder realizar la búsqueda es necesario ingresar al menos 1 campo a filtrar. Una vez ingresado el dato presionaremos el botón de "Buscar" y si existen coincidencias se nos mostrarán el o los productos en el grid.

Para trabajar/seleccionar un producto, lo que se debe de realizar es presionar doble click sobre el producto a trabajar y automáticamente el sistema nos rellena los campos de Código, Descripción, Cantidad, Costo, Impuesto y Total, como se marca en la imagen. 

Ahora bien, lo que podremos modificar serían los campos de Cantidad y Costo, dichos campos nos darán el valor del Total. 

El campo de impuesto se cargará basado en la configuración del proveedor, si el mismo es del tipo proveedor extranjero, se colocará 0.00 en caso de ser proveedor local, se colocará el impuesto respectivo.

Una vez ingresados los campos, lo que nos restaría sería presionar el botón de Agregar y con esto observamos como los montos de Subtotal, Impuesto y Total se actualizan, así como el grid de Seleccionados. Lo que resta sería repetir el proceso para los demás productos que se deseen ingresar o bien finalizar por completo. 

Para finalizar el proceso bastará con presionar el botón de Aceptar, y en caso de estar todo correctamente ingresado, veremos nuestra solicitud en la pantalla anterior.

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - SOLICITUDES - SOLICITUD DE PAGO

Permisos relacionados al proceso: 

Notas importantes del proceso: 

Menú => CXP => Movimientos => Solicitudes  => Solicitud de Pago: 

SP 1.png

Ahí debemos presionar el botón de "Agregar" : 

agregar SP.png

 

Con esto el sistema nos va a mostrar una pantalla, donde debemos ingresar primeramente el encabezado (Fecha de pago, forma de pago , Proveedor , Cuenta cliente del proveedor). Cabe recalcar, en este punto que el campo de cuenta corriente y Transferencia, pueden ser definidos al final del proceso cuando se aprueba y se aplica la misma, esto para que sean ya los datos reales del pago. 

SP ENCABEZADO.png

Una vez cargado el encabezado de la solicitud, el usuario debe elegir las facturas que van a ser ligadas a la misma. Para esto basta con presionar un doble click sobre la línea de detalle para que el sistema nos habilite el campo de monto a pagar para esta factura:

SP DETALLE.png

 

 Cuando se digita el monto a pagar por cada factura; nos va a ir llenando los campos mostrados de pagar (en la línea de la factura) y de solicitado a pagar (en la parte final) : 

SP TOTALES.png

 Para finalizar la creación de la solicitud, se debe presionar el ícono de "Aceptar": 

SP ACEPTAR FINAL.png

Ya con eso la solicitud de pago quedó creada en nuestra sistema.

Seguidamente debemos aprobar y aplicar la solicitud. Esto sería por medio del click derecho sobre la línea que deseamos trabajar, y así el sistema nos mostrará las opciones correspondientes: 

APROBAR APLICAR SP.png

 

Como nos muestra en la imagen anterior, podemos ya sea hacer primero la aprobación y luego la aplicación o ambas opciones de una vez. Una vez que aplicamos la solicitud el sistema nos envía la pantalla donde se debe definir el número de depósito y elegir la cuenta bancaria para el pago y presionamos "Aceptar" para guardar el cambio y la aplicación. ( Esto en caso de que no se le hayan definido dichos datos en el encabezado inicial ): 

sp definir datos cuentas.png

 aceptar final sp.png

Ya con este proceso realizado, lo último sería que el sistema dará la alerta por si deseamos enviar dicho documento por correo a nuestro proveedor: 

sp enviar.png

 

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - ORDEN DE COMPRA - ÓRDENES DE COMPRA

Permisos de la seguridad para el proceso:

Puntos importantes a tomar en cuenta: 

Existen dos rutas para ingresar a Órdenes de compra:

 

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embedded-image-urufg1cw.png

 

En el TAB de tipo de documento seleccionamos "OC-Órdenes de compra": 

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Una vez acá, (independientemente de por cuál ruta accedamos a dicho proceso) el sistema nos muestra la lista principal de órdenes de compra donde podremos visualizar las órdenes incluidas en sistema:

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Presionamos " agregar " para incluir una nueva orden de compra: 

embedded-image-qbfuqtmr.png

En la pantalla debemos rellenar los campos requeridos y presionar aceptar una vez completado el encabezado de la OC para que el sistema habilite la pestaña de los productos a incluir en la orden de compra: 

Proveedor, Bodega, Moneda, Naviera e Incoterm (en caso de ser orden de compra para importación), Fecha de arribo ( ETA ) al menos una aproximada si fuera el caso que no se tiene exacta. 

embedded-image-rdannvtk.png

embedded-image-hdv1z1xh.png

Una vez en la pantalla de productos, se presiona agregar para ingresarlos. Con palabras claves podemos buscar los productos y mediante un doble click los seleccionamos para posicionarlas en la pantalla de abajo e ingresar la cantidad que corresponde o si no tenemos el código del producto o con el nombre nos busca el producto o presionamos el ícono de cajas y nos abre la lista de productos una ahí seleccionamos el producto con doble click luego presionamos aceptar para que el sistema los incluya, y así sucesivamente en caso de tener más de un producto por incluir: 

embedded-image-y6rbazrj.png

Dato adicional de la pantalla de OC: Para buscar los productos o datos relacionados en históricos, podemos ingresar desde la opción de otros => buscar: 

 

embedded-image-dbdqlxoj.png

Nos abre esta pantalla donde podemos hacer la búsqueda del producto y datos anteriores relacionados:  

 

embedded-image-ec9rmui2.png

 

También tendremos el acceso desde la pantalla de productos, cuando se está incluyendo las líneas de la OC:  

buscar anteriores en OC.png

Una vez incluida la orden de compra al sistema, debemos Aprobar e Imprimir para esto presionamos "otros" y  tendremos ambas opciones:

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Ya con estos pasos concluidos, nuestra OC estará lista para ser ligada a una importación o factura del sistema. 

 

Wikis Relacionados

Movimientos

Distribución Flete en la Orden de Compra

 

 

Permisos de la seguridad para el proceso:

Explicación detallada del registro de costos adicionales de compra y distribución de fletes

 

Objetivo: Mantener el costo original del producto según el proveedor y registrar por separado el costo final, incluyendo la distribución del flete.

Procedimiento:

  1. Ingresar el producto con el precio original facturado por el proveedor.
  2. Hacer clic derecho sobre el producto y seleccionar la opción Flete – Redistribuir.
  3. Ingresar el monto del flete para distribuirlo entre los productos correspondientes.

Resultado esperado:

Importante: Este procedimiento permite conservar el histórico del precio pagado al proveedor y conocer el costo real del producto una vez distribuido el flete, sin alterar la trazabilidad de los costos originales.

Puntos importantes a tomar en cuenta: 

Por medio de este proceso, ahora podrán hacer la distribución de fletes/costos adicionales en la OC. 

Para acceder a este menú abra el documento, vaya a la cejilla de "Productos" y en el menú con click derecho sobre la línea va a localizar un nuevo submenú que dice "Asignar/Eliminar Flete y distribuirlo". Se habilita cambio de flete al incluir una OC y no solo luego de modificar. 

 

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Desde acá, lo podrán ver por cada línea según la configuración inicial de la pantalla anterior: 

 

embedded-image-7ees4kw8.png

 

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - IMPORTACIONES - IMPORTACIONES

Derechos relacionados al proceso:

Notas importantes para el proceso: 

Existen dos rutas para ingresar a Importaciones:

Screenshot_1667.png


Screenshot_1348.png

screenshot-1350.png

Una vez en esta pantalla el sistema le mostrará la pantalla principal de importaciones, en la cual podrá visualizar las mismas utilizando los rangos de fechas definidos según la necesidad: 

Screenshot_1349.png

Para incluir una importación, presionaremos el ícono de " agregar " y con esto el sistema nos mostrará la ventana para comenzar a agregar la importación: 

Screenshot_1351.png

En esta pantalla se debe ingresar todos los campos requeridos para la importación: 

Contenedores, Fecha, B/L , Buque , DUA , Agencia ( Proveedor ) , Orden de compra, seguido de los cálculos de la importación. 

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Importante: Antes de crear una Importación, es requisito indispensable que exista una Orden de Compra previamente registrada en el sistema, ya que la importación debe quedar asociada a dicha orden para mantener la trazabilidad y el correcto control del proceso.

Una vez ingresados dichos campos debemos presionar el botón de "Aceptar" 

Screenshot_1353.png

Para proceder con la inclusión de productos de la misma y presionamos aceptar para ir agregando estos y las cantidades respectivas de la importación:

Screenshot_1354.png

Cuando ya estamos listos con los productos, procedemos a presionar el botón de aceptar ubicado en el detalle principal de la pantalla, para guardar la importación. 

Screenshot_1355.png

Ahora bien, una vez concluida está debemos procesar las etapas de la misma: 

Pendiente: Cuando la importación está únicamente incluida en sistema, pero pueden faltar productos o montos por procesar. 

Screenshot_1356.png

Para cambiar de etapa nos posicionamos sobre la importación click derecho Cambiar etapa

Screenshot_1668.png

Seleccionamos la siguiente etapa y presionamos aceptar

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Revisada: Es una etapa preliminar, todavía le pueden faltar algunos ajustes y esta se podrá modificar. 

Calculada: Ya en esta etapa la importación se encuentra lista para incluir facturas, es decir, ya fue revisada, validada y no quedan ajustes por realizar a la misma.

Screenshot_1357.png

Para cambiar de etapa nos posicionamos sobre la importación click derecho Cambiar etapa

Screenshot_1668.png

Seleccionamos la siguiente etapa y presionamos aceptar

Screenshot_1672.png

Por último sale el mensaje indicando que la importación quedo actualizada 

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 Wikis relacionados:

 

Movimientos

Ligar Documentos a Importaciones

Incluido en la 3.3.103 o superior

El proceso permite incluir un documento sin importación, para luego asociarlo a una importación en otro momento. Esto es especial para documentos que se reciben previamente a la factura de los productos. Algunos de los puntos importantes a tomar en cuenta son los siguientes:

  1. La importación no puede estar Contabilizada.
  2. La importación no puede estar Finalizada.
  3. El documento no puede tener otra Importación u Orden de Compra..
  4. El documento está nulo.
  5. El documento SI puede estar contabilizado
  6. Debe tener derecho al proceso "MDOCUM1_IMPL"

Reglas para ejecutar el proceso:

  1. El documento debe estar marcado como "Para Ligar" (Este campo lo puede filtrar en la lista de documentos)
  2. Digitar la importación a la que se debe digitar el documento.

Movimientos

Conteo de Importaciones

El conteo de Productos en la importación permite corroborar las cantidades en Bodega previo a la aplicación de la factura, para poder activar el proceso siga los siguientes pasos:

Puntos importantes a tomar en cuenta:

Puede acceder al proceso desde la lista de Importaciones en el submenú CONTEO:

Al abrir el conteo, puede alterar cualquiera de las columnas que aparecen en amarillo, al actualizar una de ellas esta queda como "Contada" y todos los campos serán actualizados. Por defecto son sugeridos los valores actuales del mantenimiento a productos.

Para aprobar debe validar que todo esté correcto, una vez ejecutado es imposible reversar ( únicamente por medio de un permiso especial el usuario podría des-aprobar ) .

Puede chequear en la lista de de Importaciones en las últimas columnas el usuario que :

  1. Imprime el reporte de Conteo
  2. Aprueba el Conteo
  3. Y la cantidad de registros contados y sin contar.

Movimientos

Definir Precios Finales

Permisos de la seguridad para el proceso:

Puntos importantes a tomar en cuenta:

Definir los precios de la importación permite al usuario dejar listo anticipadamente el precio de venta final antes de aplicar la Importación, para poder activar el proceso siga los siguientes pasos:

 

Para acceder a esto, debe dirigirse a Importaciones: 

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Una vez acá, seleccionan la importación que requieren procesar con los precios, la abren con un doble click sobre la misma o con el ícono de modificar; ahí les abrirá la pantalla con la importación con esto se dirigen a esta parte,en el submenú de precios =>definir precios finales: 

 

embedded-image-tihwv94l.png

 

Ahí pueden exportar o importar el XLS (desde el submenú de "Utilitarios") , use el menú de Exportar para que tenga un formato exacto a como lo requiere CRONUS, Use el menú de Importar para leer los productos a la lista principal. Los artículos deben coincidir con las líneas de la Importación según lo requieran y una vez cargado;así se verá la pantalla: 


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Las columnas de precios se representan en grupos de 4 y se leen de la siguiente manera:

  1. Precio a actualizar
  2. Porcentaje a actualizar (Si estuviese calculado porcentualmente, de otra forma aparece un cero)
  3. Precio vigente
  4. Porcentaje vigente

Los seis precios fijos y demás campos aparecen hacia la derecha para su revisión.

Por último,el botón Aprobar implica que la lista ya está lista para ejecutarse apenas se disparen cualquiera de estos dos eventos:

  1. Se crea la entrada por importación al incluir la factura
  2. El usuario usa el botón aplicar para llevar a cabo los cambios de una vez

 aprobar precios finales.png

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - XML - IMPORTADOR XML

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Puntos importantes a tomar en cuenta: 

Cuando el software a utilizar es CRONUS y si deseamos que los XML sean ingresados directo a CXP ( las facturas para el registro del gasto ) debemos tener los proveedores que necesitamos realizar con está acción con la categoría ADMINISTRATIVO, de lo contrario quedarán los documentos en pendientes por ingresar a CXP ( para posteriormente ser ingresados al módulo si así lo desean ). 

Con el cambio de la versión 4.4 vamos a poder seleccionar distintos tipos de impuestos a la hora de importar el XML, actualmente se detalla una guía de la importación de dichos documentos:

Menú => CXP => Movimientos =>  XML => Importador de XML.

Screenshot_820.png

Una vez dentro de esta pantalla, debe de buscar los archivos XML (archivos de sus compras) que desea importar, para esto presione el botón "Importar" y escoja los archivos que previamente ya guardó en su computadora. Si cuenta con la configuración de Aceptación automática, este paso lo debe omitir.

Screenshot_821.png

Una vez cargados los archivos, verá la pantalla de Detalle Tributario. Esta pantalla está dividida en dos, al lado izquierdo verá los archivos XML (cargados anteriormente) enlistados hacia abajo y al lado derecho verá los campos del Detalle Tributario ==> Estado, Tipo de factura, Actividad económica y la Condición del impuesto.

Screenshot_823.png

A cada XML tendrá que indicarle este Detalle Tributario, proceso que deberá de llevar a cabo por cada documento (uno a uno).

Para cargar todos los XML bajo las mismas condiciones Tributarias siga estos pasos:

1. Seleccionar los XML que desea cargar. Para marcar todos los XML al mismo tiempo que tiene en pantalla presione el botón "Marcar" ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. ==>  

Screenshot_824.png 

2.Marque el check que dice "Actualizar todos los documentos marcados." ubicado en la parte inferior de la pantalla ==>  

Screenshot_826.png

3. Presione el botón "Actualizar" para que el sistema actualice las mismas condiciones Tributarias para todos los XML seleccionados ==> 

Screenshot_825.png

Detalle Tributario:

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Al NO ser un campo obligatorio, por defecto el sistema muestra la opción Sin definir, si deja esta opción no podrá ver los documentos clasificados en los reportes relacionados a este proceso.

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Una vez completados estos campos presione el botón "Aceptar" ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.

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Notas:

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Utilice los filtros para minimizar la cantidad de documentos que verá en pantalla, para este ejemplo vamos a definir ver los documentos que estén incluidos al sistema desde el 01-11-2021 hasta el 30-11-2021, vamos a indicar que solo queremos ver los documentos incluidos desde el módulo de CxP y que queremos ver todos los montos en moneda local (el sistema tomará las facturas en dólares y las convertirá a colones según su tipo de cambio), luego presionamos el botón "Refrescar" para ver la información en pantalla.

Screenshot_835.png

Ahora para exportar esa información a excel, solo debe de presionar el segundo botón verde, ubicado al lado derecho del Filtro, por último defina el nombre y la ruta donde quiere guardar el archivo. Al ser un archivo en excel puede jugar con la información y acomodarla a su gusto para montar las declaraciones.

Screenshot_836.png

OBSERVACIONES

El sistema muestra en pantalla 150 líneas, para ampliar la cantidad de líneas marcar “todas las líneas”, y dar clic en botón refrescar.

Screenshot_837.png

FUNCIONES DE BOTONES

Importar: importa el XML.

Exportar: permite descargar el XML importado y el XML de acuse.

Imprimir: permite generar una representación gráfica del XML importado.

Refrescar: actualiza la pantalla

Opciones: muestra en caso de rechazo del XML importado el motivo en "mostrar respuesta de la DGTD".

Visualizar: se debe dar doble clic sobre el documento seleccionado o bien, seleccionar un documento y dar clic sobre el botón de visualizar. La pantalla que se mostrará, contiene los datos del XML recibido. Además, sobre dicha pantalla en el botón de buscar, se permite adjuntar un archivo XML que se encuentre descargado en el ordenador para ser visualizado de la misma manera.

Cerrar: cerrar la ventana.

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Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - XML - COMPARADOR CXP VS XML

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Funcionamiento del proceso: 

La principal finalidad de la pantalla es dar un detalle completo por medio de una comparación de datos entre los documentos importados de tipo XML y los documentos en CXP, solamente son tomados en cuenta los documentos de tipo FA, FC y NC. Los documentos de Importaciones y las Facturas electrónicas de compra (FEC) NO son tomados en cuenta para este proceso.

Para esto debemos ingresar a CXP=>Movimientos=>Comparación CXP vs XML: 

image.png

En esta pantalla se pueden realizar diferentes filtros, tales como: Moneda, tipos de relaciones y fechas (Fecha de inicio es a partir del 15-01-2018, anterior a esa fecha no se puede observar documentos).

La pantalla principal se nos mostrará de la siguiente manera: 

image.png

Explicación de colores :

Relación exacta : La cédula, subtotal, impuesto, moneda, fecha, tipo de cambio y el número electrónico entre los dos documentos coinciden perfectamente.

Relación localizada : La cédula, subtotal, impuesto y moneda entre los dos documentos coinciden, pero NO están ligados mediante el número electrónico y la fecha o tipo de cambio pueden presentar alguna diferencia.

Relación parcial : La cédula y el número electrónico coinciden, pero presenta una diferencia en alguno de los campos denominados subtotal, impuesto, moneda, fecha, tipo de cambio.

Documento sin CXP : El documento de CXP no coincide con ningún documento de tipo XML.

Documento sin XML :  El documento XML no coincide con ningún documento de CXP.

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - XML - SOLICITUD DE FACTURA ELECTRÓNICA DE COMPRA

Derechos relacionados al proceso:

En este manual se explicará cómo crear una solicitud de una factura electrónica de compra (FEC).

Parte #1.

Notas importantes del proceso :

¿Desea saber como agregar un proveedor? Haga click aquí.

 
Parte #2
Menú => CXP => Movimientos => XML => Solicitud factura electrónica de compra.

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Una vez aquí, se abrirá la pantalla principal de las solicitudes, aquí se podrán crear, aprobar, aplicar, anular y modificar las mismas.

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También es posible acceder desde CxC Documento, ingresando al menú de Opciones y seleccionando la opción Factura Electrónica de Compra.

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Parte #3

¿Cómo se crea una solicitud?

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Importante recalcar que en la pantalla de la solicitud, vamos a encontrar un indicador de " Generar factura en CXP " esto es para que el usuario defina si desea agregar o no el documento a su cuenta por pagar. 

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Una vez cargado el encabezado debemos agregar el Concepto de la compra. Aquí agregaremos toda la información sobre la compra realizada y donde se deben rellenar todos los espacios: Cod prod (DGTD), Detalle, Cantidad, Precio Unitario y Descuento (por unidad).

Para agregar esta línea de detalle daremos click al botón "incluir".

Screenshot_4.png

Al terminar de agregar toda la información y líneas de detalle daremos click al botón de aceptar para crear la solicitud


Screenshot_5.png

Una vez hecho esto la solicitud tendrá un estado de "Activa" el cual es el primero de los estados, por los cuáles podrá pasar una solicitud son: Activo, Aprobado y Aplicado. Estos estados son consecuente el uno del otro.

 

 Para aprobar y/o aplicar la solicitud, debemos ingresar a la misma mediante un doble click y presionar el icono según corresponda la acción que vamos a realizar en ese momento: 

 

Screenshot_6.png

 
Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - DOCUMENTOS (CXP)

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:



Envíos de Comprobantes

Movimientos

Envío de comprobantes

Esta pantalla permite enviar correos electrónicos a los proveedores con los comprobantes de pago que realizó, en formato PDF adjunto.

Para acceder a este proceso ingrese a CXP => Movimientos => Documentos(CXP): 

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Opciones => Enviar Comprobantes:

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Esta es la pantalla principal de envíos de comprobantes, en ella se pueden encontrar varios filtros para cargar la lista de pagos realizados, una vez definidos se oprime el botón de “refrescar” ubicado abajo a la derecha de la pantalla:

Screenshot_948.png

Una vez personalizada la búsqueda el sistema le mostrará la lista con pagos hechos según los filtros definido. Los “Checks” marcan el comprobante de pago que se desea enviar: 

La columna “Contactos” muestra el nombre del destinatario al que se enviará el comprobante de pago.

La columna “Correo” muestra el correo del contacto al que se enviará el comprobante, además permite escribir un email nuevo temporal para él envió del comprobante.

Screenshot_949.png

Estos datos son tomados del registro de proveedores, si se desea cambiar algún dato o agregar nuevos contactos lo puede hacer presionando el botón naranja, ubicado al lado derecho de la columna “Correo”, al hacerlo el sistema le mostrará  la pantalla de mantenimiento de proveedores, una vez hechos los cambios presione el botón aceptar para guardar la nueva información.

Screenshot_950.png

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 Ahora, una vez seleccionados los contactos y verificados los correos puede presionar el botón aceptar para que se realicen los envíos: 

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El sistema enviará los correos y posteriormente desplegará un resumen del resultado, que detalla cuáles correos fueron enviados exitosamente y cuáles no. 

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - CAJA CHICA

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

“CCHICCXP”: Permite visualizar Caja Chica

“TPGCC”: Permite visualizar Caja Chica - Gastos

Para ingresar a dicho proceso, debemos dirigirnos al menú de CXP = > Movimientos = > Caja chica: 

 

menu caja chica 1.png

 

Una vez en está pantalla, presionamos agregar y de esa manera el sistema nos emerge la pantalla donde debemos ingresar primeramente el encabezado del documento y presionar aceptar para guardar los cambios:

encabezado caja chica.png

Cuando presionamos aceptar en la pantalla anterior nos abre la pantalla del detalle de gasto de caja chica donde debemos ingresar todos los campos requeridos para así ir ingresando el detalle necesario y presionar aceptar para guardar los datos. El sistema mantendrá la pantalla abierta por si deseamos incluir más de un detalle al documento, de no ser así nada más presionamos la opción de salir.

Seguidamente y si ya no vamos a incluir más detalles, basta con presionar aceptar para guardar el documento:

detalle del gasto.png

Una vez con esto guardado lo podremos ver en la pantalla principal de caja chica los que tengamos creados en la pestaña de pendientes:

pantalla principal caja chica.png

En la pestaña Generados, donde se visualizan los documentos que ya fueron generados a partir del proceso de caja chica.

En esta sección se puede consultar la información de los documentos registrados, así como realizar diferentes acciones según su estado.

En la parte superior se encuentra el filtro de fechas, que permite consultar los registros según el período seleccionado.

generado a hoy.png

En opciones se despliega un menú con las siguientes funcionalidades:

Screenshot_1757.png

cambio de doc.png

tipo de doc caja chica.png

Por último, si nos dirigimos al módulo de bancos podremos visualizar el documento generado de caja chica: 

image.png

 

Wikis relacionados:

Movimientos

WEB - CXP - MOVIMIENTOS - ASIENTO CONTABLE (CXP)

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:

Notas importantes del proceso: 

Se pueden reversar asientos únicamente si NO están cerrados ni contabilizados ya. 

Para este proceso, debemos ingresar a CXP = > Movimientos  = > Asiento contable: 

Screenshot_953.png

Una vez acá, solamente presionamos agregar, cargamos los campos requeridos para crear el asiento, y una vez cargados debemos presionar el ícono de aceptar para que el asiento se empiece a crear:  

Screenshot_954.png

Screenshot_955.png

Por último, los podemos ver en la pantalla principal de asientos de CXP: 

Screenshot_956.png

Reportes

Reportes

WEB - CXP - REPORTES - GENERADOR DE REPORTES (CXP)

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso:


Para ingresar a la pantalla de reportería en CXP, basta con ingresar a CXP => Reportes => Generador de reportes: 

image.png

Una vez acá, tendremos los distintos reportes que nos ofrece el sistema donde podremos desplegar los combos cómo se muestra en la imagen e ir buscando el reporte que necesitamos generar, también tenemos el buscador (con palabra claves): 

reportes1.png

Desde la pestaña de "parámetros" podremos definirle a nuestro reporte campos especiales para la generación del mismo (los campos NO habilitados en los parámetros, es debido a que no son para uso de dicho reporte): 

reportes2.png

Por último, cuando ya tenemos definido el reporte que necesitamos basta con presionar "generar" para que el mismo sea generado. 

CXP-Cliente-Servidor-Documentos-Documentos-Cambiar-fecha-de-documento

Notas importantes del proceso: 

Para dicho proceso ingresamos a la pantalla principal, una vez en esta buscamos el documento que necesitamos cambiar nos posicionamos sobre el mismo = > click derecho = > cambiar fecha de documento: 

Screenshot_1.png

 

En esta opción el sistema nos abrirá una ventana donde debemos ingresar la nueva fecha ( con el formato que muestra el sistema ) : 

Screenshot_2.png

 

Posteriormente se muestra una pantalla de confirmación donde debemos presionar Aceptar para completar el cambio: 

Screenshot_3.png

 

 

 

CXP - Movimientos - Importaciones - Preliminar de Importación

Propósito de la pantalla

Esta pantalla permite registrar y calcular los costos totales de una importación de mercadería. Su función principal es distribuir los gastos generales del embarque (como fletes, seguros, impuestos aduaneros y gastos locales) entre los productos importados para determinar el costo real final de cada artículo y sugerir sus precios de venta. Este registro funciona como un documento borrador antes de dar el ingreso formal al inventario.

Acceso y Requisitos Previos

Permisos de la seguridad para el proceso : 
La pantalla de pronóstico simple se encuentra en :

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Pantalla

Esta pantalla permite crear, modificar y anular

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Explicación de uso

Ingreso de Gastos Globales El proceso inicia en la sección superior llamada "Globales". Aquí se deben ingresar los montos totales facturados por el embarque. Solo es necesario completar los campos que apliquen a la importación (por ejemplo: Flete en dólares, Seguro, Tipo de Cambio y los diferentes impuestos o gastos locales).

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Agregar Productos al Preliminar Para ingresar la mercadería que forma parte de la importación, se utilizan los botones ubicados en la parte central de la pantalla. Existen dos métodos:

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Detalle y Requisitos del Producto Al agregar un producto nuevo o hacer doble clic sobre uno en la tabla, se abrirá la ventana de detalles del artículo.
Existen campos obligatorios y condiciones importantes para poder guardar la línea:

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Cálculo de Costos (Paso Obligatorio) Una vez ingresados los gastos globales y la lista de productos, es obligatorio presionar el botón "Calcular". El sistema no actualiza los montos automáticamente; este botón es el encargado de procesar la matemática y distribuir los gastos entre todas las líneas de la tabla.

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Revisión de la Tabla y Guardado En la tabla inferior se refleja el resultado del cálculo. Las columnas más importantes a revisar son Costo Nuevo (que refleja el costo real de importación) y las columnas de Precio de Venta.

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