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CRONUS-WEB-CXP-Mantenimientos-Proveedores-Grupo-de-Proveedores

Derecho relacionado: 

  • MCXPGRPPROV

Este nuevo proceso nos va a ser útil, en caso de que deseemos crear grupos de proveedores con condiciones distintas al momento de aceptar los XML en nuestro sistema.

Notas importantes en el proceso: 

  • Si crean un grupo y por alguna razón el usuario que acepta los XML cambia las condiciones manualmente al aceptar esos XML aunque los mismos estén en un grupo serán aceptados con las condiciones que definió el usuario manualmente.
  • Todos los proveedores deben pertenecer a un grupo siempre.
  • Si no se cambia nada, van a quedar todos en el grupo por default. El cuál está configurado para hacer lo mismo que hace el sistema siempre. 

Para este proceso, necesitamos ingresar a CXP WEB, una vez en dicha pantalla nos dirigimos a CXP = > Mantenimiento = > Proveedores = > Grupo de proveedores: 

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Cuando ingresamos acá el sistema nos abrirá una pestaña para ir agregando los grupos que requerimos. Para esto basta con presionar agregar y cargar la información requerida para dicho grupo y presionar aceptar para guardar los cambios: 

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Posteriormente a la creación del grupo, tendremos la opción de clasificar que proveedores deseamos que ingresen en dicho grupo, para esto seleccionamos el grupo y presionamos Opciones = > Clasificación de proveedores: 

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Una vez en está podremos seleccionar que proveedores queremos marcar para ser tomados al importar los XML de los mismos con las condiciones ya previamente configuradas al grupo: 

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Cuando ya tenemos seleccionados los proveedores que deseamos agregar al grupo, nos dirigimos al final de la pantalla y presionamos "Guardar " : 

 

Screenshot_6.png

 

Por último podremos visualizar en la pantalla principal los grupos creados y la cantidad de proveedores asignados a estos: 

Screenshot_7.png

Aceptación Automática de Documentos Electrónicos (XML)

1. ¿De qué se trata esta nueva función?

Esta herramienta permite que el sistema procese y acepte de forma automática las facturas electrónicas (XML) que llegan por correo, sin que tengas que hacerlo manualmente una por una.

El sistema leerá la cédula del proveedor, verificará si tiene permiso para aceptación automática y solo aprobará el documento si el monto no supera un límite máximo que tú mismo vas a definir.

image.png

2. Consideraciones Importantes (Antes de empezar)

    Tipo de proveedor: Esta función solo puede activarse para proveedores clasificados como Administrativos. Si intentas agregar un proveedor de otro tipo al grupo, el sistema no te dejará guardar los cambios para proteger tu configuración.

    3. ¿Cómo configurarlo paso a paso?

    Para que la magia ocurra, primero debemos indicarle al sistema qué grupos de proveedores tendrán este beneficio.

    Ruta en el sistema: CXP / Mantenimientos / Proveedores / Grupo de proveedores

      Ingresa a la pantalla de Grupo de proveedores.

      Selecciona o crea el grupo de proveedores al que deseas aplicarle esta regla.

      Busca y marca la nueva casilla llamada Aceptación automática.

      Al activarla, se habilitará un campo llamado Monto máximo. Escribe ahí el límite de dinero permitido. (Por ejemplo, si pones 100,000, cualquier factura de este grupo que sea de 100,001 en adelante no se aceptará sola).

      Guarda los cambios. ¡Listo! La configuración está terminada.

      4. ¿Cómo funciona en el día a día?

      No tienes que hacer nada extra. El sistema hace el siguiente trabajo por ti en el fondo:

        Lee los correos electrónicos recibidos y extrae el archivo XML.

        Identifica la cédula del emisor dentro del XML para saber quién es el proveedor.

        Revisa si ese proveedor pertenece a un grupo con la "Aceptación automática" encendida.

        Si cumple los requisitos y el monto es menor o igual a tu máximo configurado, procesa y acepta el documento inmediatamente.

        5. ¿Qué pasa si un documento NO se acepta automáticamente?

        Habrá casos en los que el sistema, por tu seguridad, detendrá el proceso automático y enviará el documento a una "bandeja de espera" temporal.

        Ruta de revisión: CXP / Movimientos / XML / Importador de XML

        Los documentos caerán en esta pantalla para que los revises y proceses manualmente si ocurre alguna de estas situaciones:

          El monto es muy alto: La factura superó el "Monto máximo" que configuraste en el grupo.

          Proveedor no configurado: El proveedor no pertenece a ningún grupo que tenga la opción de aceptación automática encendida.

          Problema contable: La contabilidad del sistema no permite procesarlo en ese momento.

          De esta manera, nunca perderás un documento; si el sistema no lo puede hacer solo, te lo dejará seguro en el Importador de XML para que tú tomes la decisión.

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