CRONUS-Movimientos-Cajas-Recibos-adelantados
¿Cómo hacer un recibo por adelanto de dinero?
Desde el menú principal de Cronus presione el botón "Recibos" y de la pantalla siguiente el botón "Incluir".
En la pantalla de detalle del recibo debe definir el cliente, la moneda (Local o Dólares) y el tipo de recibo, para este caso el que dice AD - Adelanto. Este tipo de recibo aplica para situaciones en las que el cliente da dinero a la empresa sin tener de por medio una factura de compra o un apartado.
Al definirle el cliente al recibo, el campo de fecha queda bloqueado y podrá ver el tipo de cambio del dólar incluido para ese día. Una vez escogidos estos datos debe de presionar el botón "Definir forma de pago" para agregar el monto del adelanto.
Datos importantes de esta pantalla, el usuario puede digitar un número de recibo físico y tiene la posibilidad de redactar un detalle describiendo datos valiosos.
Desde la pantalla de forma de pago, debe de indicarle al sistema de que manera el cliente le está entregando el adelanto de dinero, las opciones son efectivo, tarjeta, cheque o transferencia, puede escoger una solo o una combinación de ellas. Dependiendo de la forma de pago así será la información que debe de llenar. Por ejemplo; si el cliente paga por medio de una transferencia bancaria, lo primero es definir si fue en una cuenta en dólares o en moneda local, luego a cual cuenta corriente hizo el pago, el número de transferencia , la fecha y por último el monto.
Al digitar el monto del pago el sistema le mostrará en la parte de abajo de la pantalla ese mismo monto en dólares y en colones (conversión según el tipo de cambio ingresado en la fecha definida para el recibo).
Una vez registrada la forma de pago y confirmado por parte del usuario que la información ha sido ingresada correctamente, se debe de presionar el botón "Aceptar", en este punto el sistema asignara un consecutivo interno para este recibo y le dará la opción para imprimirlo.
¿Cómo aplicar un recibo por adelanto de dinero?
Hay dos formas de aplicar un recibo de adelanto: 1. Al hacer la factura de contado y asociando el recibo de adelanto como forma de pago y 2. Utilizando el adelanto de dinero como pago a un documento de crédito ya incluido en el sistema (Facturas, notas de débito, Notas de crédito). En cualquiera de los dos casos el documento debe de tener el mismo número de cliente del recibo, si por alguna razón el recibo quedó para el cliente 1 y la factura para el cliente 2, no se puede realizar la liga entre ambos documentos.
1. Al hacer una factura de contado y asociarle el recibo de adelanto: al terminar de hacer una factura de contado, el sistema le muestra la pantalla de forma de pago, despliegue el combo de opciones de la columna "Forma de pago" y elija la que dice "Recibo" (para nuestro ejemplo sería "Recibo $"). Al lado derecho se van habilitar todos los recibos en $ que este cliente tenga con saldo a favor, escoja el que desea ligar a esta factura.
En el caso que el monto de la factura sea mayor al saldo del recibo, en la siguiente línea deberá de ingresar alguna otra forma de pago para cancelar la factura, si por el contrario el monto de la factura es menor al saldo a favor del cliente, del recibo se rebajaría el monto de esta compra y quedaría la diferencia para ser aplicada a una futura compra. Una vez completada la forma de pago, presione el botón "Aceptar" para completar el proceso.
2. Utilizando el adelanto de dinero como pago a un documento de crédito ya incluido en el sistema: Si el cliente tiene una cuenta de crédito, y tiene facturas con saldo es posible ligar los recibos de adelanto para cancelarlas o afectar su saldo actual. Desde la pantalla de facturas, busque el número de factura en el filtro y haga click derecho sobre ella, luego escoja las opciones Aplicaciones de documentos ==> Aplicar documentos incluidos a otros.
En la pantalla siguiente verá los datos de la factura y los recibos disponibles con saldo, en la columna "Utilizar" haga doble click sobre la línea del recibo, esta se marcará con una "X" y quedará de color amarillo, en la columna de la derecha puede definir un monto inferior al recibo, por ejemplo, el recibo #11041 tiene un saldo de $5,000, pero solo vamos a aplicar $2.925 a la factura y dejar el restante para ser aplicado en otro documento.
En la parte inferior izquierda de la pantalla verá el total del recibo aplicado y el saldo actual de la factura, cuando este seguro que los datos son correctos, presione el botón "Aceptar" para realizar el proceso.
Recibos de adelanto y cierre de caja
El recibo por adelantos de dinero funcionan igual que cualquier otro tipo de recibo a la hora de verlo en el cierre de caja, la forma de distinguirlo es por su nombre "Adelanto", el usuario encargado de realizar el cierre de caja debe de registrar este pago el día que se hizo el recibo. Es indistinto si el recibo va a ser aplicado a una compra al día siguiente o dentro de un año, este debe de entrar en el cierre de caja el día que se registró en el sistema.
